Referat Kulturgruppen 10. sep. 2020

Dagsorden

Nyt fra bestyrelsen. Kim uddyber punktet.

 

REFERAT

Se punkt 4.

Ideforumsmøde
Vi skal starte op på planlægningen se vedhæftede dokumenter: Invitation & Proces_ Praktisk.

Der besluttes at 1. oktober tages stilling til om Ideforum skal aflyses og udsættes grundet situationen omkring Covid-19.
Som alternativ arbejdes der på et elektronisk forum for alle beboer hvor man kan komme med gode ideer. Alle karrer tilbydes hver 5.000 kr til aktiviteter i egen karre.

 

Aktiviteter
Status & gennemgang af aktiviteterne, jvf filen Kultur_bylivs_aktiviteter_2020_v7. Vedhæftet indkaldelsesmailen.

Herunder også:
• Søndre Havndedag
• Etablering af kunstarbejdsgruppe ifht etablering af kunstværker i Almindingerne & Kunstudstillingen på Engkanten
• Børneteater i Køge
  Peter har kontakt til et børneteater, der gerne vil lave nogle små teaterstykker frem til 30. september. Nina har meldt sig til at være med i de videre forberedelser.

Skal det videre ind i vores aktivitetsoversigt?

• Peter er i dialog med Køs og afventer Køs vedr. almindingerne og kunstudstillingen på Engkanten.
• Vedr. henvendelsen fra det lokale børneteater har Peter ikke hørt mere. Vi afventer og gør ikke mere lige nu.

• Dragedag forventes at blive afholdt.
  Peter taler med dragebyggerne om de kan levere dragbyggesæt som børnene selv kan bygge og sætte op lørdag i uge 42, så den tidligere dragebyggedag torsdag i uge 42 aflyses grundet Covid-19.

• Affaldsdag d. 19. september mellem kl. 10 og 12 afholdes som aftalt.
  Jim og Kim søger for øl, vand, engangshandsker og sprit. Der undersøges hvordan vi kan overholde alle regler vedr. servering af frugt og snacks.

• Pluk, fang og mad holdes som aftalt indtil videre. Peter beslutter om det skal aflyses når vi nærmere os. Arrangementet blev aflyst grundet sygdom.

 

Indkøb af udstyr til kultur- og bylivsaktiviteter
Indkøb af udstyr blev drøftet på bestyrelsesmødet, og bestyreslen har brug for et oplæg fra kulturgruppen der opstiller hvad der ønskes indkøb, pris, drift af det – er det særligt opbevaringen, der tænkes på samt en afklaring af, hvordan bydelsforeningen står rent forsikringsmæssigt, når udstyret er i brug. Mao. hvilken forsikring skal tegnes for at bydelsforeningen er forsikret hvis en kunstner/anden foreningen har inviteret eller købt falder ned af feks en scene – eller hvis en af os gør det.

Marie Louise foreslår, at: et par stykker fra kernegruppe får udarbejdet et forslag til:
• Hvilket udstyr
• Pris
• Opbevaringsmuligheder (og tænk her også behovet for opbevaring af vores borde og stole også)

Vores administrator udarbejder forslag til:
• Forsikringsbehov
• Forsikringskøb

At det samlede oplæg sendes til bestyrelsesmødet som punkt til den 21.10.20.

Kim informerer fra bestyrelsesmøde at der ønskes kulturgruppen udarbejder et forslag til hvilken ting vi ønsker at indkøbe til brug for fremtidige arrangementer før de evt. vil godkende disse køb. Eks. den scene vi har talt om tidligere. Peter, Kim og Nina udarbejder et oplæg over de materialer vi ønsker. Oplægget skal indeholde hvilken slags udstyr, pris, opbevaringsmuligheder eller mangle på samme og driftsomkostninger. Oplægget skal sendes som et punkt til bestyrelsesmøde d. 21. oktober 2020.

 

Indsats for børn og børnefamilier

Peter uddyber punktet.
Vi er alle enige at det ikke er vores ansvar at lave arrangementer for at tiltrække børnefamilier til vores område. Vi afviser ikke et evt. samarbejde med de forskellige bygherrer, men vi er sat i verden for at lave arrangementer for beboer der allerede bor i område.

 

Økonomi og godkendelse
Bestyrelsen efterlyser, at bestyrelsen får lavet en tydelig beskrivelse af kompetence ifht. forbrug af midler, herunder når arbejdsgrupper bruger midler – både de budgetlagte som ekstraordninære (som ved indkøb af udstyr).

Marie Louises forslag til drøftelse i kernegruppen er:
• Budgetlagte midler kan frit disponeres af kernegruppen – ud fra den dokumentation af, at midlerne er brugt til de påtænkte aktiviteter.
• Der kan kun ske udbetaling ved indsendelse af dokumentation af forbrug eller kommende forbrug til kasserer.
• Dokumentet Kultur_Bylivsaktiviteter_årstal_versionsnummer er kernegruppens løbende styringsdokument på området og gennemgås og opdateres til hvert møde.
• I ovenstående dokumentet opdateres også når der opstår ativiteter under Puljen til uforudsete gode ideer.
• Udgifter til aktiviteter, udstyr eller andet, der ligger udover det budgetlagte, skal kort beskrives med.
• Formål og målgruppe ifht. bydelsforeningens formål.
• Pris
• Opbevaring & eventuelle forsikringer
• Administrator kan også hjælpe med ovenstående
• Og sendes til bestyrelsens tegningsberettigede til godkendelse.

Vi talte yderligere om at kulturgruppen har fået bevilliget et budget og vi derfor skal kunne indkøbe forskellige materialer uden det skal godkendes af bestyrelsen hver gang.
Vi forslog at vores budget deles op så der er et budget til: afholdes af arrangementer, og et til investeringer af materialer.

Kulturgruppen ønsker at kunne disponere over de midler der er afsat til Uforudsete gode ideer.

Arbejdsgangen fra bestyrelsen til undergrupper og omvendt går meget langsomt og vi ønsker at have selvbestemmelse over tildelt økonomi.

Vi arbejder alle som frivillige og ønsker det skal være så gnidningsfrit som muligt så vores ideer og forslag til arrangementer og mulighed for at afholde dem ikke drukner i bureaukrati.

Marie Louise bedes gennemgå konto for inventar som kulturgruppen har råderet over og tage vores ovenstående ønske om råderet med til bestyrelsen.

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Forslag til mødedatoer resten af 2020

21.oktober med fokus på Ideforumsmødet, herunder hvilke ideer kernegruppen har til aktiviteter for 2021.
28. oktober Ideforumsmøde.
10, 11, 12. november med fokus på planlægning af kultur- og bylivsaktiviteter for 2021; herunder budget, vi bruger skabelonen vi kender. Skal på bestyrelsesmødet den 14.12.20.
14. december med fokus på tilbagemelding fra bestyrelsen og endelig planlægning af 2021.

Peter sender mail ud til alle i kulturgruppen, hvor vi skal besvare med vores oplysninger om adresser og telefonnr. Så vi nemmere kan hurtig komme i kontakt med hinanden.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
20. oktober kl. 17 på Værftet
17. november kl. 17 på Værftet
12. januar 2021 kl. 17 på Værftet

 

Eventuelt

Opfølgning fra sidste møde:
Huske på Underværker – måske især ifht. et fælleshus for hele Søndre Havn. Måske siloen ved Fællesbyg.

Vi mangler stadig et samlet fælleshus, men ingen nye ideer hvordan vi løser dette.

Peter har indkøbt en computer til foreningen og den står hos Peter.

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen, Nina Winsløw, Jan Bendixen.
Referant: Marie Louise.

Referat Kulturgruppen 12. aug. 2020

Dagsorden

Velkommen til nye medlemmer
Velkommen til:
• Nina Winsløw nw.regnskab@gmail.com fra Strandparken 2
• Jan Bendixen. Janbendixen4600@gmail.com fra Strandenengen

Kort præsentation af kernegruppens medlemmer.

 

Arbejdsmåden i Kernegruppen
Kernegruppen har beskrevet dén måde, vi vil arbejde på i vedhæftede dokument Arbejdsmåde. Vedhæftet indkaldelsesmailen.
Den grundlæggende pointe er, at Kernegruppen skal sikre kontinuiteten og det mere administrative som feks budget og udarejde til handleplan samt hele tiden får involveret flere i at være med i et stykke tid.
Det stykke tid kan variere alt efter aktiviteten. Det skal mao være muligt som beboer at bidrage til kultur- og bylivsaktiviteter 1 gang om året  eller være med i flere aktivitetsgrupper – fordi man synes det er sjovt at få arragneret aktiviteterne sammen med andre, men ikke vil være med i det mere administrative, der ligger i kernegruppen.

Derfor er det vigtigt at vi i kernegruppen bruger vores energi på at få samlet en aktivitetsgruppe hver gang, der skal laves en aktivitet, og at vi ikke er den primært udførende. Arbejdsmåden skulle gerne gøre, at vi på den måde netop får opbygget den arbejdsmåde (og samarbejdskultur) om at få flere med til at bidrage med få søsat de enkelte aktiviteter. 

 

REFERAT

• Det første ideforum møde er den 28. Oktober 2020. Husk at tilmelde jer på billetto.dk.

 

Aktiviteter
Status & gennemgang af aktiviteterne, jvf filen Kultur_bylivs_aktiviteter_2020_v6. Vedhæftet indkaldelsesmailen.

• Snapseturen var en stor succes. Der var fuld hus.
• Madskolen udskudt
• Valkyrien udskudt
• Dragedagene
• Nytårsmartine
• Pluk- fang smag
• Open air + street Food udskudt til foråret

Corona er stadig en forhindring, da der er strenge antalskrav.

• Danmarks naturforening afholder affaldsindsamling som vi deltager i 19. September. Der kommer planer og pressemeddelelse ud omkring 1. September.


Vi skal til at bruge kultur-pengene i 2021. Der begynder at være uro omkring de ikke er brugt.

Vi skal bruge ideforum til at få folk til at melde sig til at arbejde på aktiviteterne. Vi kunne have en liste af beboere der kan aktiveres.
Siloerne kunne anvendes til forskellige aktiviteter.
John har nogle kontakter til nogle som måske vil sælge scener, som vi vil kunne anvende til kulturarrangementer, teater, musik mm.
Udsigten bliver flyttet inden for den næste måned. Ud på den maritime halvø.

Kultur_bylivs_aktiviteter_2020_v7. Vedhæftet indkaldelsesmailen.

 

Søndre Havnedag

På sidste møde fortalte John om Pension DK, der spørger ifht om der sker noget ifht deres formål med at se/fremvisning af boliger – og det har altid ifbm Søndre Havnedag været muligt at se de fremtidige boliger.

Beslutning fra sidste møde:
• Det skal ikke hedde Søndre Havnedag
• Det kunne være lørdag i uge 42 (17.10.20), hvor bydelsforeningen allerede har lavet Dragedagen(e)
• Køge Kyst byder ind med Johns arbejdskraft
• Fællesbyg kunne også vise frem
• Kernegruppen byder gerne ind med at kulturindslag ved eller de huse, der er tomme boliger i eller som snart bygges.
• Det mobile køkken kunne bruges til at varme kakao. Forhåbentlig kan det bruges til Dragedagen/ÅbenHus
• Kim hører Pension DK ifht hvad der motivation er ifht. “kultur / fællesskabs / vise-frem-dag / Åben Hus på Søndre Havn” >> tages op til næste møde.

 

Se Mail fra Kim med idéer

Hej Kim,
Tak for et godt møde i dag.

Husk det er kun ideer.
Med afsæt i at tiltrække børnefamilier sendes hermed nogle umiddelbare ideer til aktiviteter ifm Søndre Havnedag

Tema – Om at bygge:
Se de store entreprenørmaskiner arbejde (samarbejde med E&P entreprenører og PensionDanmark)
  • Bliv hejst op i en kran
  • Sid i en stor maskine og bliv fotograferet
  • Se jord/sten/materialer blive flyttet mm.
  • Se håndværkerne arbejde – arbejd med, prøv værktøj
  • Besøg projektkontor og se projekter og projektering
Byggelegeplads (samarbejde med skoler og Køge kommune)
  • Sandkasse med små entreprenørmaskiner
  • Legoværksted
  • Byg hytte/møbel – Resttræ mm. Bæredygtighed og genanvendelse
  • Modelværksted (pap og papir) i den gule hal – med Køge Miniby
Byg fællesskab (samarbejde med Køge kultur og bygherre)
  • Sociale lege/aktiviteter – teater, musiklege
  • Få præsenteret fremtidige fællesskabsprojekter – byrum, bevægelseshus, børnekontor, værksted mm
  • Hør lokale fortælle om hvordan de udvikler fællesskab – omvisning/åbent hus (Broen, Fællesbyg mfl.)
Byg virksomhed (samarbejde med Connect Køge og PD)
  • Containere med aktive værksteder
  • Køges historie som købstad
  • Hør om kontorfællesskab, mulighed for virksomhed i SH4 og hjemmearbejde

Tema – Vand og strand:
  • Fiske – fisketur lang kaj eller i båd. Spir fishing, snorkeltur i vådedragter
  • Hør om livet i havet – hold en fisk, find muslinger mm
  • Dragedag på stranden
  • Hør om livet i strandengen – samle insekter, planter
  • Sejl/ro – besøg klubber, prøv at sejle, havnens historie mm
  • Mad fra havet og stranden – gadekøkken med mad fra havet, lav egen mad fra havet i udekøkken
  • Hør om konceptet maritime haver

Tema – Byvandring/bycykling med børn (samarbejder med skoler og institutioner)
  • Besøg skoler eller institutioner – prøv skolevejen, få præsenteret skolens profil
  • Besøg fritidsklubber – prøv deres aktiviteter
  • Cykelskole – opstregede på parkeringsplads. Drives med assistance fra skolepatruljen

Tværgående samarbejde med KKyst, Køge Kommune, Bydelsforeningen, skoler, daginstitutioner, fritidsklubber, professionelle aktører i området.

Med venlig hilsen / Kind regards

Stig Ammitzbøll Jørgensen
Byudvikler

 

 

Pension Danmark vil give 25.000,- kr.

Skal laves sammen med dragedagen.
 

 

Ny aktivitet
Kunstudstilling på Engkanten.
Peter er kommet med forslag om at der etableres en aktivitetsgruppen, der etablerer et samarbejde med KØS om at lave en kunstudstilling på Engkanten. Udstillingen kunne vare nogle uger og tiltrække folk fra nær og fjern. KØS kan også høres om hvilke fonde, der kunne søges.

KØS vil meget gerne, men det tager tid at forberede, så det vil tidligst kunne ske til foråret. Peter har et møde med KØS om det.
Der vil kunne etabler en kunstgruppe der kan arbejde videre med det. Der er beboere som gerne vil deltagere. Det er en rigtig god ide, som der var bred opbakning til.
 

 

Kunstværker i Almindingerne

Peter er kommet fom forslag om at bydelsforeningen i de kommende 3 nye Almindinger placerer 3 nye blivende kunstværker til gavn og glæde for alle beboere og besøgende. Også her kunne vi samarbejde med  KØS og spørge om gode råd mht til kunstnere, fonde osv. Bliver det succes, kunne vi fortsætte på de næste Almindinger til den tid.

Igen organiseret i en aktivitetsgruppe, så vi følger vores arbejdsmåde – indskyder Marie Louise.

Det er der også opbakning til. Peter går videre med det.

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Bestyrelsesmøde 26/8 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
12. august kl. 17 på Værftet (evt. afbud fra Kim)
9. september kl. 17 på Værftet

 

Eventuelt

Opfølgning fra sidste møde:
Huske på Underværker – måske især ifht. et fælleshus for hele Søndre Havn. Måske siloen ved Fællesbyg.

Andet?
• Børneteater i Køge
   Peter har kontakt til et børneteater, der gerne vil lave nogle små teaterstykker frem til 30. september.
   Nina har meldt sig til at være med i de videre forberedelser.

 

Punkter til næste møde
Ideforumsmødet:
Marie Louise kommer med forslag til proces mm. også kalibreret ifht den seneste Covid-19 udvikling.

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen, Nina Winsløw.
Referant: Marie Louise. 

Referat Kulturgruppen 29. juni 2020

Dagsorden

Aktiviteter:
Status og gennemgang af aktiviteter Strandengens krydderurter til snaps og mad og Streetfood med Open Air Bio. Særligt om det sidste har gang på jord.

 

REFERAT

• Dorethe tager arrangementet Vinterbadning med til Valkyriens bestyrelsesmøde og får afklaret med bestyrelsen ifht. oaky og får det lagt i februar 21.
Strandengens krydderurter til snaps er på plads – og det er muligt at købe billetter via billetto.dk.
Streetfood med Open Air Bio som en fejring af at den første almending og Engkanten er færdig. Dvs. tidsmæssigt cirka i maj/juni 21.
  Tapperiet har haft gode erfaringer med Open Air Bio, da de har haft stor succes med det det sidste stykke tid. Peter hører Sisse.

 

Ideforumsmøde
Vi flytter det til Pakhuset, Braunstein. Peter sætter billetantallet til 50 og at billetto sættes op til at bydelsforeningen betaler for administrationsgebyret.
Marie Louise sørger for vi tager processen op til møde efter sommerferien også ifht. Covid-19 udviklingen.

 

Søndre Havnedag
John fortalte om at Pension DK spørger om der sker noget ifht. deres formål med at se/fremvisning af boliger – og det har altid ifbm. Søndre Havnedag været muligt at se de fremtidige boliger.
Drøftelse i gruppen – og beslutning:

• Det skal ikke hedde Søndre Havnedag.
• Det kunne være lørdag i uge 42 (17.10.20), hvor bydelsforeningen allerede har lavet Dragedagen(e)
• Køge Kyst byder ind med Johns arbejdskraft
• Fællesbyg kunne også vise frem
• Kernegruppen byder gerne ind med at kulturindslag ved eller de huse, der er tomme boliger i eller som snart bygges.
• Det mobile køkken kunne bruges til at varme kakao. Forhåbentlig kan det bruges til Dragedagen / Åben Hus.
• Kim hører Pension DK ifht hvad der motivation er for “kultur / fællesskabs / vise-frem-dag / Åben Hus på Søndre Havn” >> Det tages op til næste møde.

 

Sidste nyt fra bestyrelsen
Bestyrelsen har konstituerende møde den 26. juni. ML fortæller ifht konstitueringen.

Bestyrelsen er konstitueret med Kim Mikkelsen som formand, Sus Løndal Halborg som næstformand, kassér Lea Ahrenkiel Frellsen, der også har ansvaret for økonomien, Marie Louise Hartvig Widding har siddet som professionel i bestyrelsen i 2 år og er ansvarlig for Kulturgruppen.
Bestyrelsesmedlem Mette Jessen. Mette erstatter Lene Madsen som professionel ansvarlig for Driftsgruppen.
Bestyrelsesmedlem Michael Poulsen fra Braunstein. Michael sidder på 2 år i bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlem Mikkel Schlægelberger. Mikkel har siddet i bestyrelsen fra starten og er Køge Kyst-medlem i bestyrelsen.
Suppleant Isabella Creutzberg.

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Generalforsamling 9/6 2020, kl. 19–21 Gule Hal + efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde
Bestyrelsesmøde 26/8 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
12. august kl. 17 på Værftet (evt. afbud fra Kim)
9. september kl. 17 på Værftet

 

Eventuelt

Huske på Underværker – måske især ifht. et fælleshus for hele Søndre Havn. Måske siloen ved Fællesbyg.

Opdatering af hjemmesiden med en kalenderfunktion eller nærmere én side, hvor hvor alle kulturarrangementer kan lægges op – og derfra kan Iben bruge teksten til den trykte kalender. På den måde kan hjemmesiden fungere som der, hvor den nyeste information står, mens den trykte kalender (sandsynligvis) laves 1 gang om året. Det kunne være noget ala denne her: https://www.sydfynskalenderen.dk Dog måske uden at være så avanceret ifht. søgefunktioner.
Peter hører Iben om det.

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen.
Referant: Marie Louise.

Referat Kulturgruppen 9. juni 2020

Dagsorden

Aktiviteter:
Status og gennemgang af aktiviteter, herudner Skt.Hans, som jo nok skal aflyses pga. forsamlingsforbuddet. Kim har forhørt sig.

 

REFERAT

Regnarket Kultur_bylivs_aktiviteter_v6 blev gennemgået og rettet til. Der var aktiviteter, der må aflyses for i år pga Covid-19.
V6 er den sidste version og ligger ude på vores fællesdrev.

 

Velkomstborchure og Aktivitetskaldender
Har Peter sammen med Iben Holms lavet det færdig!
Det er et super godt stykke arbejde! Den er omdelt de fleste steder nu bla.a. med hjælp fra Kajakklubbens friske unge mennesker.

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Generalforsamling 9/6 2020, kl. 19–21 Gule Hal + efterfølgende konstituerende bestyrelsesmøde
Bestyrelsesmøde 8/6 2020, kl. 14–17 (virtuelt møde)
Bestyrelsesmøde 26/8 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
29. juni kl. 17 på Værftet inklusiv spisning
12. august kl. 17 på Værftet
9. september kl. 17 på Værftet

 

Eventuelt

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen.
Referant: Marie Louise.

Referat Kulturgruppen 29. apr. 2020

Dagsorden

Brochure om bydelsforeningen:
Peter har lavet teksten til brochuren færdig. Brochuren indeholder også en aktivitetskalender. Iben Holmes fra Værftet sætter brochuren op. Peter giver en status.

 

REFERAT

Teksten er send til Iben og hun er i gang med at sætte det op grafisk.
Brochuren er færdig i løbet af maj sammen med aktivitetskalender og foreningsoversigt.
Alle bedes give en hånd med som det er muligt, når brochuren skal husstandsomdeles, lægge på karréhjemmesider og sociale medier. John vil finde navne på viceværter, der evt. kan hjælpe.
Til næste møde aftales mere konkret hvordan brochuren omdeles.

 

Kommunikation

Til orientering har Marie Louise haft dialog med Iben Holms (på mandag 27. april eller tirdag 28.april) ifht. opdatering af hjemmeside, Sociale medier mm. Marie Louise giver en opdatering på mødet.
Kernegruppen har nu ‘sin egen’ email adresse: kultur@soendrehavn.dk
Pt. er det Peter, der tjekker den. Er der andre, der skal ind over?

Bydelsforenigen har indgået aftale med Iben Holmes omkring:

• Grafisk assistance 2020 (beløbsgrænse på 15.000 kr inklusiv moms)
• Opdatering af hjemmeside & udarbejdelse af nyhedsbreve (for hele bydelsforenigen (beløbsgrænse på 20.000 kr inklusiv moms)
• Bestyrelsen finder en løsning for opdatering af instragramprofilen
• Vedr mailen: På fildelingsdrevet ligger brugernavn og password hvis man vil bruge kultur-mailen via webmail

 

Kultur- og Bylivsaktiviteter i 2020

En status på aktiviteterne.

Filen Oversigt over kultur- og bylivsaktiviteter 2020_v4 er den sidst opdaterede (Ligger i fildelingsfunktionen på hjemmsiden).

Status på arrangementer for 2020 er opdateret i filen Kultur- og bylivsaktiviteter 2020_v5, der ligger på hjemmesiden.

 

Ideforumsmøde

På sidste møde besluttede vi, at Ideforumsmødet er udsat til efter 1.maj (da KK har lukket alle faciliteter ned til efter 1.maj). Der skal findes ny dato samt der skal også være et kulturelt indslag. Arbejdet med at arrangere tages op igen, når den første bølge coronavirus er overtået.

Det er mest sandsynligt, at det først bliver i efteråret, og dér har bestyrelsen (med stor sandsynlighed) også det årlige dialogmødet i bydelsforeningen. Bestyrlesen afventer stadig at kunne afholde generalforsamling, og før den er afholdt, kan bestyrelsen ikke planlægge dialogmødet pga udskiftninger i bestyrelsen.

Men vi kan jo godt nu drøfte scenariet med to møder i efteråret og om hvorvidt det så ikke kunne være bedst at holde dem sammen men stadig med en tydeligt involverende og aktiverende proces. Feks. fastholdelse af kulturelt indslag og fællesspisning – alt efter hvad omstændighederne muliggør.

• Udskydes til den 28. oktober.
• Fastholdes som et selvstændigt arrangement og ikke som en del af bydelsforeningens dialogmøde.
• Det undersøges om det kan afholdes i Brunsteins nye pakhus.

 

Samarbejde med Tapperiet
Mødet var ikke afholdt til vores sidste møde – vi hører om Peter har være til det i mellemtiden?
• Udskydes pga. corona.

 

Søgning af midler fra andre foreninger

Følgende tekst blev foreløbigt godkendt på vores sidste møde med aftale om at teksten skal endeligt godkendes, når flere fra kernegruppen deltager i mødet.
Teksten skal bruges både til hjemmeside & til ideforumsmødet:

“Lyst og en god ide til et arrangement på Søndre Havn området, hvor vi kan møde hinanden, opleve kulturen eller naturen på Søndre Havn, spise sammen eller noget helt andet? Så kan I ansøge Bydelsforeningen Søndre Havn om midler til jeres arrangement.

Kravene til at kunne opnå støtte er:
• At arrangementet er alment tilgængeligt for beboere og brugere af Søndre Havn
• At arrangementet foregår på Søndre Havn
• At arrangementet bidrager til kultur- og bylivet på Søndre Havn

Der kan ansøges ved at skrive til Bydelsforeningens kultur- og bylivsgruppe på kultur@soendrehavn.dk.
Husk at beskrive jeres arrangement, hvordan jeres arrangement opfylder kravene samt vedlægge et budget.
Der gives maksimalt 5000 kr pr. arrangement og ansøgninger behandles løbende.”

Godkendt og indarbejdet i aktiviteskalenderen. Marie Louise sender teksten til Iben.

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Generalforsamling 31/3 2020, kl. 19–21 (Tapperiet) —> UDSKUDT
Bestyrelsesmøde 31/3 2020, kl. 21–22 (Tapperiet) —> UDSKUDT
Bestyrelsesmøde 8/6 2020, kl. 14–17 (sted aftales) —> UDSKYDES?
Bestyrelsesmøde 26/8 2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17 (sted aftales)

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
19. maj kl 17–19 virtuelt møde

SOMMERFERIE

 

Eventuelt

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen.
Referant: Marie Louise.
Afbud: Kai Funch, Dorethe Pedersen.

Referat Kulturgruppen 17. mar. 2020

Dagsorden
Omstrukturering af kernegruppen og opdatering af arbejdsmåden med kultur- og bylivsaktiviteter i Bydelsforeningen.
På sidste møde drøftede vi forslag fra Peter og Kim ifht. restruktureringen af kernegruppen set i lyset af, at der snart kommer en del flere beboere på Søndre Havn. Herunder også hvordan medlemmer af kernegruppen vælges eller udpeges samt udskiftning heraf.

Marie Louise og Peter har bearbejdet forslaget med afsæt i drøftelserne på sidste møde og indarbejdet det i vores dokument ’arbejdsmåde’, der er den samlede beskrivelse af hvordan der arbejdes med kultur- og bylivsaktiviteterne i Bydelsforeningen.

Dokumentet vedhæftets til drøftelse.

 

REFERAT
Kultur- og Bylivsaktiviteter i 2020.
En status på aktiviteterne.

Filen Oversigt over kultur- og bylivsaktiviteter 2020_v4 er den sidst opdaterede (Ligger i fildelingsfunktionen på hjemmsiden).

 

Ideforumsmøde

Beslutningen på sidste møde:
• Holde det i Gule Hal
• Bruge det samme koncept som sidste år
• 29. april kl. 17.30
• Marie Louise er tovholder

Formål med Ideforumsmødet:
Få lavet information omkring hvad gruppen arbejder med og hvordan vi arbejder & rekrutteret til deltagere i aktivitetsgrupper.
Vedhæftet er det bearbejdede koncept fra sidste år. Marie Louise hørt John om Gule Hal er ledig, og vedhæfter en oversigt over formål, proces og praktisk samt en invitationstekst.
Kan vi etablere en mindre arrangementsgruppe?

 

Fællesmøde mellem Køge Kommune og Bydelsforeningen
Peter og Kim orienterer om mødet med Anders Ladegård + Michael Lund fra Køge Kommune.

 

Samarbejde med Tapperiet
Peter har deltaget i bestyrelsesmøde den 13.februar og giver en status på mødet.

 

Søgning af midler fra andre foreninger

Marie Louise har sammenskrevet drøftelsern fra sidste møde og foreslår følgende formulering (der også kan bruges på hjemmeside & til ideforumsmødet):
“Lyst og en god ide til et arrangement på Søndre Havn, hvor vi kan møde hinanden, opleve kulturen eller naturen på Søndre Havn, spise sammen eller noget helt andet? Så kan I ansøge Bydelsforeningen Søndre Havn om midler til jeres arrangement.

Kravene til at kunne opnå støtte er:
At arrangementet er alment tilgængeligt for beboere og brugere af Søndre Havn.
At arrangementet foregår på Søndre Havn.
At arrangementet bidrager til kultur- og bylivet på Søndre Havn.

Der kan ansøges ved at skrive til Bydelsforeningens kultur- og bylivsgruppe på kultur@soendrehavn.dk.
Husk at beskrive jeres arrangement, hvordan jeres arrangement opfylder kravene samt vedlægge et budget.
Der gives maksimalt 5000 kr pr. arrangement og ansøgninger behandles løbende.”

 

Input til bydelsforenigens hjemmeside – som kommunikationsplatform for kultur- og bylivsaktiviteterne
Bydelsforeningens bestyrelse skal på næste bestyrelsesmøde arbejde videre med hvordan behovet for hjælp til driftsopgaverne løses, herunder kommunikationsopgaverne.

Her er bydelsforeningens hjemmeside omdrejningspunktet, da bestyrelsens hjemmeside har besluttet ikke at bruge facebook. Derfor må kernegruppen meget gerne kigge på hjemmesiden og komme med input til, hvad den gerne skal kunne. I behøver ikke tænke i helt konkrete, praktiske løsninger, men mere i funktionen (ifht. vores arbejde i kernegruppen).

Marie Louise samler jeres input sammen og sørger for at det tages med videre til vedkommende, der skal opdatere hjemmesiden.
Marie Louise har desuden det input at der skal oprettes en emailadresse der hedder kultur@soendrehavn.dk. Jeg har tidligere prøvet at få den oprettet og har fundet ud af at bydelsforeningens domæne hostes hos Dandomain men koder osv kendes ikke. Jeg tager det op på næste bestyrelsesmøde, da det hænger helt sammen med drøftelsen omkring driftsopgaver.

Og når emailadressen er oprettet, skal vi have rettet emailadressen billetto-kontoen!

 

Møderække 2020

Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

 

Bestyrelsesmøde 3/2 2020, kl. 14–17 (Køge Kyst, Havnen 39)
Generalforsamling 31/3 2020, kl. 19–21 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 31/3 2020, kl. 21–22 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 8/6 2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 26/8 2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 21/10 2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 14/12 2020, kl. 14–17 (sted aftales)

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

 

Mødedatoer i kernegruppen / Kultur og Byliv:
17. marts kl 17–19 på Værftet
29. april kl. 17:30 i Den Gule Hal, Ideforumsmøde (sted skal endeligt bekræftes)
19. maj kl 17–19 på Værftet

SOMMERFERIE

 

Eventuelt

 


DELTAGERE:
Torben Svarre, Peter Michel, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kai Funch, Anders Pedersen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen, John Svendsen.
Referant: Marie Louise.

Referat Kulturgruppen 11. feb. 2020

• Valkyringens arrangement 21. Marts
• Omstrukturering i kernegruppen (Peters mail)
• Dagsorden
• Lokaler
• Marie Louise og Kim referer drøftelsen vedr. lokaler på bestyrelsesmødet den 3.februar.

 

REFERAT
Der er kommet kontrakt på en flyerplads til bydelsforeningen. Der er behov for at købe en pc’er og en printer til brug for print af plakater til annoncering af arrangementer mm. Printeren skal kunne printe A3 og farver. Og en lamineringsmaskine ditto. Peter undersøger pris.

 

Omstrukturering af kernegruppen
Forslag fra Peter og Kim.
Kernegruppen har nu eksisteret i 2 år med repræsentanter fra områdets foreninger og de 3 beboede karréer , “Strandengen”, "Strandparken 1” og Havblik. Allerede nu og i løbet af det næste halve år må vi regne med interesserede beboere fra 6–7 nye karréer. 

Hvis kernegruppen skal bevare sin aktive effekt, må vi se i øjnene, at vi bliver nødt til at lave en omstrukturering, så vi ikke lander på 15-16 medlemmer.
Set i lyset af de 2 års erfaring omkring aktiviteterne, kan vi se, at nogle er meget aktive og andre ikke er det. Vi ser også at det, naturligt nok, er beboerne, der er de mest aktive.

Vi foreslår derfor, at vi langsomt begynder at tage hul på flg omstrukturering:

1. Højst 1 repræsentant for hver karré
2. 1 repræsentant der repræsenterer alle foreningerne
3. 1 repræsentant for KK, sålænge det eksisterer og KK ønsker at samarbejde/hjælpe
4. 1 repræsentant for Bydelsforeningens bestyrelse
5. Der holdes 2 årlige møder med repræsentanter for samtlige foreninger

Det vil stadig være mange medlemmer, men det er ikke strengt nødvendigt med 1 repræsentant for hver karré. Dette er et oplæg, så lad os tage drøftelsen

— — —

Generelt skal vi passe på med at komme til at signalere ‘lukkede’ arrangementer.
Behov for procedure for hvordan nye karrerer oplyses om at kunne deltage i kernegruppens arbejde & hvordan medlemmer af kernegruppen vælges/udpeges, herunder en vis udskiftning af repræsentation fra klubberne/foreningerne >> oplæg laves til næste møde af ML & Peter.
Konklusion: Foreningerne har også deres eget foreningsliv, der netop optager medlemmerne.
Den revidere arbejdsmåde, jf. ovenstående, samt oplægget vedr. karrererne drøftes endeligt til næste møde.

 

Almindingerne
Har den pågående proces givet anledning til noget, som kernegruppen bør arbejde med?
Ikke noget der vedrører kernegruppen.
Engkanten: Omkring 1. maj er Engparken færdig, men ikke muligt at køre på Engkanten.

 

Kultur- og Bylivsaktiviteter i 2020
Bydelsforeningens budget for 2020 er lige ved at være færdigt og vil blive godkendt på bestyrelsesmødet den 3. februar. Når det er godkendt sender Marie Louise budget og oversigt over henførsler i kulturpuljen asap, så vi har det forud for dette møde.
>> Tilrettet oversigt dvs. filen Oversigt over kultur- og bylivsaktiviteter 2020 v4 er den sidst opdatered. Eftersendt pr. Mail 9. februar.

 

Aktivitetsgrupper
Der skal nedsættes nogle aktivitetsgrupper der skal stå for de enkelte kultur- og bylivsarrangementer, jf. oversigten, og derudover skal vi færdiggøre udpegningen af tovholdere for arrangementerne. Vi gennemgør oversigten og retter eventuelt til samt tager en status på rekrutteringen til aktivitetsgrupperne for de tætteste arrangementer.
Status på afholdelsen af Nytårsmartine, herunder kommunikation omkring det.
Arrangementet med Valkyrien blvier den 21. marts. Dorethe orienterer.
Skal der gøres en indsats for at finde en tovholder vedr. madskoler?

Se i oversigten over aktiviteter 2020

Økonomistyring af kultur- og bylivsaktiviteterne fra 2020. Marie Louise har lavet et forslag til en procedure for håndtering af udgiftsbilag, og budgetopfølgning.

Forslag til procedure:
Et medlem af aktivitetsgruppen udpeger en økonomiansvarlig. Økonomiansvarlige indsamler alle bilag til udgifter, skriver ind i regneark og er ansvarlig for at budgettet overholdes.
Efter afholdelsen af arrangementet sendes regneark og udgiftsbilag til bydelsforeningens bogholder med angivelse af navn på aktiviteten.
Regneark oploades også i kernegruppens mappe på bydelsforeningens hjemmeside.
Såfremt aktivitetens budget overskrides, kontaktes kernegruppens medlem af bestyrelsen.
På hvert kernegruppemøde har kernegruppens bestyrelsesmedlem lavet en opfølgning af økonomien for indeværende år.

Kernegruppen bedes drøfte ovenstående. Lea (bestyrelsens regnskabsansvarlige) og Marie Louise har drøftet proceduren den 3.februar og den er ok med hende.

Behøver ikke at bruge excel men bare der laves en samlet oversigt. Den økonomiansvarlige ligger ud og får pengene fra Lea.

 

Ideforumsmøde
Beslutningen på sidste møde var, at det blvier afholdt i april. Vi skal finde en dato samt drøfte hvorvidt vi vil bruge den model, som vi udarbejdede sidste år men ikke fik brugt, jf. vedhæftede bilag.
• Afholde det i slutningen af april.
• Alm. hverdagsaften.
• Holde det i Gule Hal.
• Bruge det samme koncept som sidste år. 29. april kl. 17.30.
• Marie Louise er tovholder.
• Få lavet information omkring hvad gruppen arbejder med og hvordan vi arbejder.
 

Fællesmøde mellem Køge Kommune og Bydelsforeningen
Kernegruppens forslag om møde med udvalgsformand Anders Ladegård og Michael Lund, chef for kulturudvalget med fokus på at præsentere hvad bydelsforeningen har planlagt for aktiviteter i 2020 og godt vil undersøge sammen med kommunen, hvilken samarbejdsform, der kan ses fremadrettet – blev godt modtaget af bestyrelsen.
Carsten deltager gerne (og I har måske allerede haft en dialog med ham?). Vi skal drøfte status og de næste skridt ifht at få etableret mødet.
Marie Louise har ikke mulighed for at koordinere et sådant møde. Vi tager lige en fælles drøftelse af fremgang og roller, herunder kernegruppens behov ifht bestyrelsesmedlemmes rolle – hvordan laves det bedste match?

Bede Anders Ladegård + Michael Lund om at indkalde til et møde med disse deltagere fra bydelsforenigen: Formanden for bydelsforenigen, repræsentant fra forening, 2 beboere fra kernegruppen: Peter og Kim. Peter ringer og aftaler nærmere med Anders Ladegård.

 

Søgning af midler fra andre foreninger
Afklaring omkring muligheden for foreninger og andre der kan søge midler fra bydelsforeningen – formulering af principper for at bruge bydelforeningens midler.
Forslag: Drøftelse af tilgangen blandt kernegruppens medlemmer, hvor Marie Louise tager noter og skriver sammen som en ramme eller procedure.

Principper:
• Indenfor Søndre Havns område
• Alment tilgængeligt
• Sætte et maks beløb på: Feks 5.000 kr

Præsentere principperne på Ideforumsmødet i april 20.
ML laver et bud på principperne til næste kernegruppemøde

 

Administrations-driftshjælp – Orientering fra bestyrelsesmøde den 3. februar

Bestyrelsen blev ikke færdig på sidste bestyrelsesmøde. Tages op igen på næste bestyrelsesmøde.

Møderække 2020
Kernegruppen skal fastlægge en møderække.
Til orientering har bestyrelsen besluttet denne:

Bestyrelsesmøde 3/2–2020, kl. 14–17 (Køge Kyst, Havnen 39)
Generalforsamling 31/3–2020, kl. 19–21 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 31/3–2020, kl. 21–22 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 8/6–2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 26/8–2020, kl. 14-17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 21/10–2020, kl. 14–17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 14/12–2020, kl. 14–17 (sted aftales)

Dato for dialogmøde ikke aftalt.

Mødedatoer i kernegruppen:
17. marts kl 17–19 på Værftet
29. april kl. 17:30 i Den Gule Hal (sted skal endeligt bekræftes)
19. maj kl 17–19 på Værftet

 

Eventuelt
Hvis jeres password og brugernavn ikke virker til bydelsforeningens hjemmeside, skal i kontakte Simple Solution på: support@simplesolution.dk
Jens Peter er ikke gået ud af kernegruppen.
Kulturaktiviteterne deler du på FB gruppen Beboere på Søndre Havn.

Bestyrelsesmødet i Tapperiet, torsdag den 13.02:
Finde en form for samarbejde med Bydelsforeningen + bestyrelsen vil gerne høre mere om Almindingerne. Peter tager den videre dialog.

 


DELTAGERE:
Torben Svarre, Peter Michel, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kai Funch, Anders Pedersen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen, John Svendsen.
Referant: Marie Louise.
Afbud: Birger.

Delebil på Søndre Havn

Køge Delebil og Køge Kyst har indgået et nyt samarbejde, som betyder, at beboere i Køge Kyst-området i de næste tre år med rabat kan benytte en delebil med fast parkeringsplads på Søndre Havn. 

Hent flyer om delebilsordningen her (pdf)

I første omgang har Køge Kyst reserveret en Renault Captur, årgang 2017, som får fast parkeringsplads ved Gule Hal midt på Søndre Havn.

Beboere som Mathias Grene og Henriette Olsen, der flyttede ind i boligkarréen Havblik i december, har mulighed for at blive nybagte delebilsbrugere.
 
“Det er bestemt en mulighed. Vi har en bil, men hvis vi skal noget forskelligt, f.eks. hvis en af os skal til yoga eller sport, så er det måske en ide. Nu skal vi regne lidt på det, så vi kan se, om det kan betale sig for os”, siger Mathias Grene, beboer på Søndre Havn.  
Særordningen gælder beboerne i de nye byggerier Strandengen, Havblik og de andre boligkarréer, der er på vej på Søndre Havn samt i det nye Rådhusstræde. Også de forretningsdrivende i området kan være med i ordningen. I kraft af aftalen med Køge Kyst får beboerne rabat på medlemskab af Køge Delebil. Derigennem kan de også benytte sig af andre biler i ordningen, ligesom Køge Delebils øvrige medlemmer har mulighed for at booke bilen på Søndre Havn. 

Ordningen gælder fra 2018 til 2020. Hvis efterspørgslen viser sig at være stor, er der mulighed for at udvide ordningen med flere lokale delebiler.


FAKTA OM ORDNINGEN

Som beboer i Køge Kyst-området betaler man et månedligt kontingent på 65 kr. mod normalt 120 kr. Herudover betaler man 100 kr. for indmeldelse mod normalt 1000 kr. Man betaler også for den tid, man har bilen og det antal km man kører – typisk 20 kr. i timen og 3 kr. pr. kørt km. 

Bilen kan også benyttes til ferier i ind- og udland. Lån af bilen i en uge koster 1000 kr. plus 3 kr. pr. kørt km. Jo længere tid man reserverer bilen, jo billigere timepris.

Køge Delebil samarbejder med LetsGo og Hertz delebil, hvilket giver medlemmer af Køge Delebil mulighed for at benytte knap 250 biler rundt om i landet.
For indmeldelse kan man kontakte Køge Kyst på kontakt@koegekyst.dk eller ringe tlf. 56 67 83 43. 

Man kan få flere oplysninger om Køge Delebil på www.koege-delebil.dk.