Referat Bestyrelsen 26. juni 2020

 

Godkendelse af dagsorden
Godkendt

 

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 8. juni 2020 – alle
Godkendt

 

Konstituering; formand, næstformand, kasserer – og evt. øvrige
Beslutning;
Kim Mikkelsen valgt som formand, Lea Ahrenkiel-Frellsen valgt til kasser, Marie Louise Hartvig Widding valg som sekretær.
Valg af næstformand udsat til næste bestyrelsesmøde.

 

Valg af nye professionelt bestyrelsesmedlem, erstatning for Lene Madsen
Beslutning;
Mette Jessen valg for 2 år som professionelt bestyrelsesmedlem med særlig kompetence indenfor drift, grønne områder, veje.

 

Aftale med Advokathuset og administrator – forhandling af kontrakt
Beslutning;
Kim og Marie Louise optager forhandling med Advokathuset mhp. en kontrakt fra 1. august 2020.

 

Grænseflade Køge Kyst / Bydelsforeningen, før overdragelse
Beslutning;
Bestyrelsen drøftede den kommende overdragelse af 2 private fællesvej og den første alminding.
Køge Kyst blev opfordret til at fremsende en plan for hvordan overdragelserne forventes de næste år.
Mette Jensen tager kontakt til Køge Kyst (Lene Jensen) mhp planlægning af processen.

 

Evtentuelt
Næste bestyrelsesmøde 26. august 2020 kl. 14.

 


DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen.
Referant: Marie Louise.
Afbud: Lea Ahrenkiel-Frellsen, Sus Løndal Halborg, Michael Dines Braunstein Poulsen, Isabella Creutzberg.

Referat Bestyrelsen 29. april 2020

 

Godkendelse af dagsorden
Godkendt inkl. behandling af henvendelse fra Havblik under pkt 8.

 

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 23. marts 2020 – alle
Godkendt

 

Orientering fra formand og øvrige bestyrelse
Forsøg med ændret belysning på Engkanten den 5. maj 2020.
Formanden orienterede om forsøg med ændret belysning på Engkanten.
Formanden orienterede om, at der skal opstartes med bioaffald (madaffald) fra 1. maj. Det har ikke været muligt at få de nødvendige beholdere endnu. Køge Kyst har tilbud at udskifte en af fraktionerne (glas) til en kombineret glas /grønt affald i de 2 molokstationer, hvor der ikke er en separat til grønt affald. Det vil ikke være i samme design, så det forventes at være en midlertidig løsning.
 

 

Beslutning om dato for ordinær GF 2020
Forslag 3. juni 2020
Aftale om proces for indkaldelse når forholdene tillader det.
Det blev aftalt at forsøge at afholde GF2020 den 3. juni, hvis de nationale regler tillader forsamlinger op til mindst 50 personer. Lene J. undersøger om mødet kan afholdes i Minibyen.
Der udsendes materialet til GF2020, som det er forberedt efter den oprindelige plan.



Godkendelse af bestyrelsens beretning til GF 2020
Revideret udkast fra Mikkel vedhæftet indkaldelse.
Det blev aftalt, at Lene M. indarbejder drøftelserne fra mødet og udsender til kommentering i bestyrelsen.
Indstilling til GF2020 vedr. valg af Administrator.

Tove S. Frederiksen har fremsendt aftale den 17. marts 2020.
Oplæg fra Kim fremsendes separat.
Det blev aftalt, at Kim og Marie Louise fortsætter med at beskrive opgaven, herunder blev nævnt kommunikation med indflyttere, afvikling af dialogmødet, overdragelserne fra Køge Kyst, Arkivering af dokumenter, mødeindkaldelse GF.
Der skal desuden foreligge et eksternt tilbud (ikke Køge Kyst eller Kim) som bestyrelsen kan drøfte inden GF2020.
 

 

Drøftelse omkring arbejdsgruppe vedr. valg af inventar til almindinger
– opfølgning på mail fra Lene Madsen.
Arbejdsgruppen vedr. grønne områder / drift indkaldes til møde (gerne Skype) også andre beboere får mulighed for at være med. Mødet afholdes medio juni. Mødet forberedes af Lene M, Mette og med deltagelse af Lene J.

Strandparken II – Designnotat.
Udsendt separat.

Vedr. Strandparken II – oplæg godkendt.
Vedr. Havblik – oplæg godkendt.
Kim giver begge skriftlig besked med samme indhold som den mail der blev sendt til Newsec vedr. Strandparken I.

Der skal udarbejdes en generel information til hjemmesiden om hvordan bydelsforeningen behandler spørgsmål om makiner, afskærmning mm.
 

 

Eventuelt
Der er ønske om at kontaktpersoner til vores medlemmer, karreforeningerne, fremgår af hjemmesiden.
Spørgsmålet rejses på GF2020. Reglerne om persondata skal overvejes

 


DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Lene Madsen, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger,  Lea Ahrenkiel-Frellsen.
Referant: Lene Jensen.

Bestyrelsesmøde i bydelsforeningen den 3. september 2019:

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 5. bestyrelsesmøde den 3. september 2019. Årets sidste og 6. møde er planlagt til den 12/12.

Projektdirektør for Køge Kyst, Tove Frederiksen deltog i mødets start for at informere om hvordan Køge Kyst vil inddrage beboerne og Bydelsforeningen i udviklingen af Almindingerne, der er de grønne/blå parkbånd som gennemskærer Søndre havn i nord-sydlig retning. Som det huskes havde bydelsforeningen foreslået at der blev afholdt en workshop om emnet.
Tove informerede om at Køge Kyst vil afholde i alt 3 møder om Almindingerne:

  • 1. Aftenmøde om forudsætninger, rammer og visioner (i oktober uge 43-44
  • 2. Lørdag eller søndag – workshop på Tapperiet med caféborde (lørdag den 16. november)
  • 3. Aftenmøde, hvor forslag og evt. alternativer fremlægges og drøftes (i januar 2020)

Deltagerkreds: Alle møderne er offentlige og annonceres bredt.
Proceskonsulent: Deltager i alle 3 møder og hjælper med at skabe en åben og tillidsfuld dialog.
Landskabsarkitekt (SLA): Deltager i alle 3 møder – som oplægsholder og efterfølgende med opgaven at projektere løsningerne.
Desuden fortalte Tove om hvordan udviklingen af den maritime halvø tænkes i forbindelse med udbygningen af SH4, idet der foregår en dialog med klubberne. Udsigten nedlægges inden årets udgang, og der skal findes en ny placering.

Bestyrelsen vedtog det udarbejdede ”årshjul” der i skematisk form beskriver de opgaver der er faste i årets løb. Årshjulet kan ses på denne side under ”Om os”.
Det er i vedtægterne fastlagt at bestyrelsen skal tage stilling til ønsker om forandringer på bygningerne i Søndre Havn, og i den forbindelse havde bestyrelsen modtaget en ansøgning om etablering af sol- og vindafskærmning. Det blev besluttet, at alle ansøgninger som skal behandles skal være bilagt en arkitektfaglig indstilling fra det arkitektfirma, som har projekteret bygningen. Den aktuelle ansøgning blev godkendt.
Bestyrelsen besluttede at vi nærmere skal definere hvilke opgaver og roller der skal dækkes i arbejdet på et kommende møde. Formålet er at sikre kontinuiteten i bestyrelsens arbejde. Der udarbejdes et oplæg, som bestyrelsen kan diskutere ud fra.

Køge Kyst har meddelt, at boligvejen ”Ved Engen” som det første vejareal først kan overdrages i starten af 2020, da den dokumentation som Bydelsforeningen har udbedt sig først kan foreligge på dette tidspunkt. Så foreningen står fortsat kun for driften af molokkerne.

Det blev besluttet at udarbejde et ark med typiske spørgsmål og svar på disse, for at øge vidensniveauet iblandt beboerne på Søndre havn. Dette ark lægges op på hjemmesiden.

Bydelsforeningen Søndre Havn indbyder hermed til dialogmøde

Bydelsforeningen Søndre Havn indbyder hermed til dialogmøde tirsdag den 3. september 2019, kl. 19 i Den Gule Hal. Bestyrelsen giver en status på bestyrelsens arbejde i forhold til udviklingen på Søndre Havn. Deltag i dialogmødet, du får mulighed for at komme med dine synspunkter og/eller stille spørgsmål. Vel mødt – håber vi ses. Mvh Bestyrelsen.

Se invitation her

Bestyrelsesmøde i bydelsforeningen den 7. maj 2019:

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 3. bestyrelsesmøde den 7. maj 2019. Bestyrelsen har planlagt at afholde i alt 6 bestyrelsesmøder i 2019, de tre næste møder er planlagt til den 4/6, 3/9 og den 12/12.
Bestyrelsen godkendte referat fra generalforsamlingen og referat af bestyrelsesmøde den 20/3 med konstituering af bestyrelsen.
Vi drøftede hvordan Bydelsforeningens hjemmeside skal blive mere aktuel og levende. Siden vi fik den etableret er den stort set ikke blevet anvendt af bestyrelsen, hvilket vi nu vil rette op på. Blandt andet skal der komme jævnlige nyhedsbreve fra foreningen, og bestyrelsen vil desuden efter hvert bestyrelsesmøde lægge en lille tekst op om hvad vi har arbejdet med. Dette er den første af slagsen.

Det blev drøftet hvordan foreningen skal overtage de første arealer til drift fra Køge Kyst. Dette kræver en organisering i Bydelsforeningen. Vi skal herunder planlægge hvordan vi vil udbyde arbejdet med at drifte foreningens arealer, så de kommer til at fremtræde på den måde som beboerne og bestyrelsen ønsker. Det kræver hjælp fra en konsulent, idet det er vores ønske at komme i gang med driften på en måde, som kan bruges til alle efterfølgende arealer.
Arbejdsgruppen som har driften som opgave er også kommet med input til hvordan de mener at driften skal foretages, herunder at området ikke skal være alt for ”finpudset”. Arbejdsgruppen Veje, stier og vand har sammen med Køge Kyst udarbejdet en drejebog for planlagt overdragelse af privat fællesvej Ved Engen. Køge Kyst har udarbejdet oversigt over, hvornår de forskellige veje, molokker/affald og almindinger overdrages til Bydelsforeningen.
Arbejdet med et årshjul til internt brug blev startet op. Økonomi blev gennemgået, idet økonomi er et fast punkt på dagsordenen.
Arbejdsgruppen Kultur og Byliv arbejder på at afholde et ideforumsmøde den 16/9 og arbejder på beslutning om hvilke kulturaktiviteter, der skal videreføres, når Køge Kyst overdrager arbejdet til Bydelsforeningen. Desuden arbejdes der på at afholde en tværgående workshop om udformningen af den første Alminding med deltagelse af de to arbejdsgrupper Kultur og Byliv og arbejdsgruppen Veje, stier og vand efter sommerferien.

Vi fik som afslutning på mødet et oplæg fra landskabsarkitekt Kirsten Høi fra Herlev Kommune, som har meget erfaring i drift af både veje og grønne områder.  Kirsten formidlede spændende og meget relevante erfaringer med drift af grønne områder og erfaringer med overgange mellem privat og offentlig vedligeholdelse af f.eks. parker og veje, hvilket var meget interessant, og gav mange gode ideer til arbejdet.

Under eventuelt blev det fremført, at processen med etablering af belysning og beplantning på Engkanten har været præget af stor modstand og klager fra nuværende beboere. Beboerne er utilfredse med at Køge Kyst har planlagt høje lygtepæle og træer.
Etablering af belysning og beplantning er ikke bydelsforeningens ansvarsområde, men med afsæt i erfaringerne, vil Bydelsforeningen i forhold til de områder som bydelsforeningen overtager driften af, få oparbejdet et samarbejde med Køge Kyst og andre interessenter omkring udformningen af disse. Et eksempel på dette er den tværgående workshop omkring den første Alminding, jf. ovenstående afsnit.

Bestyrelsesmøde i bydelsforeningen den 4. juni 2019

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 4. bestyrelsesmøde den 4. juni 2019. Bestyrelsen har planlagt at afholde i alt 6 bestyrelsesmøder i 2019, og årets to sidste møder er planlagt til den 3/9 og den 12/12.

Bestyrelsen godkendte referatet fra bestyrelsesmødet den 7. maj.

Dernæst orienterede formanden om sit seneste møde med direktøren for Køge Kyst, Tove Frederiksen, hvor flere punkter af interesse for bestyrelsen blev drøftet. Blandt andet blev fremtidig etablering af elstandere til opladning af elbiler i p-huset, muligheder for en storskraldsordning på Søndre Havn, samt den vedtagne forlængelse af Køge Kysts støtte til kultur- og bylivsarrangementer indtil slutningen af 2021 på Søndre Havn drøftet.

Formanden orienterede om at molokkerne er blevet rengjort indvendig og udvendig. Det var udfordrende at koordinere tømningen af de forskellige fraktioner med rengøringsholdets ankomst! Fremover vil molokkerne jævnligt blive rengjort.

Køge Kyst har meddelt, at boligvejen ”Ved Engen” som det første vejareal ønskes overdraget til Bydelsforeningen i løbet af sommeren. I den forbindelse har Bydelsforeningen indgået aftale med en rådgivende ingeniør, der skal hjælpe bestyrelsen med at sikre at kvaliteten af det overdragne lever op til gældende normer.

Økonomien blev gennemgået, idet økonomi er et fast punkt på dagsordenen.

Køge Kyst har skrevet til Bydelsforeningen og åbnet op for at samarbejde om indretningen af de første Almindinger. Bestyrelsen besluttede at kvittere med at indbyde Køge Kyst til at deltage på næste bestyrelsesmøde, for at drøfte rammerne for indflydelsen med bestyrelsen, eller med andre ord, få beskrevet hvad der allerede nu ligger fast, og hvor der er mulighed for at få indflydelse. Herefter kan planlægningen af workshoppen om udformningen af den første Alminding med de to arbejdsgrupper, som blev drøftet på det sidste bestyrelsesmøde, færdiggøres. I den sammenhæng har bestyrelsen modtaget et forslag fra en beboer om etablering af en (natur)legeplads i området, og dette forslag skal indgå i workshoppen, idet bestyrelsen vurderer, at en legeplads er en vigtig funktion i bydelen.

Bestyrelsen besluttede at starte et arbejde op omkring etablering af et Kulturhus på Søndre Havn. Det er erfaringsmæssigt en lang og drøj proces, og det er forventningen, at bestyrelsen ikke selv kan løfte opgaven på sigt, men at der skal etableres et partnerskab omkring arbejdet. Det vil også være nødvendigt at arbejde professionelt med fundraising. Indledningsvis vil et par bestyrelsesmedlemmer afsøge viden i deres netværk, og på næste bestyrelsesmøde fastsættes en dato for et opstartsmøde/workshop omkring mulighederne. Evt. med inspirerende indlæg fra folk der har erfaringer med at etablere et Kulturhus.

Bydelsforeningen er skudt i gang

En god start og et vellykket dialogmøde

I løbet af efteråret og vinteren er der kommet gang i arbejdet under Bydelsforeningen Søndre Havn, som er den overordnede forening for områdets beboere, virksomheder og foreninger. I september afholdt foreningens bestyrelse et dialogmøde i Gule Hal, hvor 40 interesserede beboere mødte op.

På mødet blev foreningens arbejde og organisering introduceret ved bestyrelsesformand Elisabeth Lihn Wolff, som også gav de fremmødte en status på udviklingen af Søndre Havn. De to arbejdsgrupper for henholdsvis Kultur & Byliv og Drift & Vedligehold blev også introduceret ved de to bestyrelsesmedlemmer Siv Raun Andersen og Lene Madsen.

Begge arbejdsgrupper har i oktober holdt deres første møder, hvor de er kommet nærmere de konkrete planer for området. I arbejdsgruppen for Kultur & Byliv blev der drøftet ambitiøse planer for havnens fremtid, hvor kulturlivet fortsat skal spille en vigtig rolle, når Bydelsforeningen langsomt overtager ansvaret fra Køge Kyst.

Arbejdsgruppen ønsker blandt andet at videreføre Søndre Havnedag og nogle af de populære fællesskabende aktiviteter, men der vil også blive tale om nye satsninger indenfor kunst, musik og teater – og gerne flere fysiske faciliteter, både i form af et centralt byrum på havnen og kulturaktiviteter i bygningerne.

I arbejdsgruppen for Drift & Vedligehold blev der i slutningen af oktober også talt konkrete planer for Søndre Havns fremtid, og de gik blandt andet i dybden med områdets veje, friarealer, parkering, offentlig transport og det igangværende byggeri. Der blev også givet en status på byggemodningen af arealerne, som Køge Kyst står for.

Begge arbejdsgrupper holder møde igen her i begyndelsen af 2018. Interesserede er velkomne til at være med i begge arbejdsgrupper – send blot en mail til aoh@koegekyst.dk.