Dagsorden godkendt med ekstra punkt Fastsættelse af mødedatoer for 2020
1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 3. september 2019 – alle
Referat fra 3. september 2019 godkendt uden bemærkninger.
2. Orientering fra formanden – Carsten
Molokker
Carsten er i dialog med Køge Kommune om manglende kapacitet. Han vurderer, at det ikke kan være Bydelsforeningens problem, hvis omkostning til affaldsordningen bliver dyrere end forudsat.
Signe fortalte, at der arbejdes med øget information for optimering af sortering og henvisning til molokker med kapacitet.
Urbase har påtaget sig ansvaret for de beskadigede låg på molokkerne ved Strandpromenaden. Carsten og Kim udskifter låg og håndtag.
SH4
Der er indbudt til møde med bydelsforeningen og beboerne den 8/1.2020 i minibyen. Lokalplanen for SH 4 indeholder desuden fornyelse, at der stilles krav til bygherrerne vedr. løsning af pap. Carsten er i dialog med Køge Kommune om løsninger for de eksisterende bebyggelser.
Matrikulær forandring
Carsten og Lene M. har underskrevet matrikulære sager i efteråret. Mikkel oplyste, at Bydelsforeningen ikke er ejer af arealer, hvorfor det er ikke muligt for bestyrelsens medlemmer at underskrive matrikelsager. Carsten fremsender materialet til Mikkel.
Bestyrelsesmedlemmer
Carsten oplyste at Lene Madsen trækker sig fra bestyrelsen pga. arbejdspres. Carsten spørger Lene, om hun kan foreslå en afløser til bestyrelsen, ligesom øvrige bestyrelsesmedlemmer overvejer potentielle kandidater til bestyrelsen.
3. Ansøgning behandlet
Behandling af ansøgning fra EF Havblik om tilladelse til opsætning af markiser, vindafskærmning samt pergolaer. Ansøgning med bilag er vedhæftet dagsordenen – alle.
Planlægning af workshop med henblik på at fastsætte objektive kriterier for opsætning af markiser, vindafskærmning af altaner og opsætning af pergolaer, så beslutningsprocessen kan flyttes fra Bydelsforeningen til karreforeningerne.
Bestyrelsen besluttede, at sendt ansøgningen tilbage til Havblik med anmodning om at der udarbejdes en arkitektfaglig vurdering med udgangspunkt i den konkrete bygning. Ansøgningen kan herefter genfremsendes til bydelsforeningens bestyrelse.
Bestyrelsen fastholder desuden den principielle beslutning fra bestyrelsesmødet den 3. september 2019, hvorfor der ikke er behov for en workshop om emnet.
4. Plan for workshop om kulturhus – Michael og Marie Louise
Michael orienterede om den aktuelle status, hvor der arbejdes for at få lavet et forstudie vedr. Kulturhus i Køge Kommune. Bestyrelsen godkendte at Kim kan repræsentere bydelsforeningen i evt. arbejdsgruppe eller tilsvarende.
5. Drøftelse af muligheder for etablering af fast base for Bydelsforeningen på Søndre Havn ved køb eller leje af lejlighed på Søndre Havn – alle
Muligheder for køb og leje af lokaler blev drøftet. Køb af lejlighed (75 m2) vil koste et årligt afdrag på omkring 300.000 kr. (over 10 år med kommunegaranti). Lejeomkostninger til en tilsvarende lejlighed forventes at være 11-12.000 kr. + forbrug / måned.
Det blev besluttet, at der afsættes 25.000 kr. i 2020 til leje af mødelokaler i forbindelse med arbejdergrupper. Det undersøges desuden hvordan udstyr kan opbevares, når Udsigten pakkes ned i løbet af foråret 2020.
Bestyrelsen arbejder videre med at afsøge muligheder i takt med at behovet udvikler sig.
6. Drøftelse af fremtidig varetagelse af administrative opgave for Bydelsforeningen i stedet for Køge Kyst – alle
7. Beskrivelse af roller og opgaver for bestyrelsen, herunder det enkelte bestyrelsesmedlem, for at sikre kontinuiteten i bestyrelsen – Marie Louise og Signe
Oplæg vedlagt. Udarbejdet af Marie Louise og Signe.
Pkt. 6 og pkt. 7 blev behandlet samlet
Det blev aftalt, at bestyrelsesmedlemmerne udbygger / bidrager til oplæg om opgaver og ansvar, som det er udarbejdet af Signe og Marie-Louise. I den sammenhæng vurderes hvilke behov bydelsforeningen har for administrativ bistand.
Marie-Louise kommer med tilbud på hvordan hendes firma kan løse kommunikationsopgaven for særskilt betaling.
Det overvejes hvordan de praktiske opgaver (tilsyn med molokker pt.) kan løses af en ”blæksprutte” og hvordan det i givet fald kan organiseres.
Det er vigtigt at opgavebeskrivelsen er udarbejdet, så det er muligt at bruge den i forbindelse med rekruttering af afløser for Lene Madsen (professionelt bestyrelsesmedlem vedr. drift og vedligehold, arealer)
8. Gennemgang af aktionslisten – ajourført 3/9 2019
Handling
|
Ansvarlig
|
Frist
|
Status
|
Plan for opbevaring af dokumentation vedr. veje, almindinger, LAR
|
?
|
?
|
Drøftet på b-møde 3/9
|
Svar til Strandparken vedr. markiser / solafskærmning / vindafskærmning
|
Carsten
|
Hurtigst muligt
|
Besluttet på b-møde 3/9
|
Tilbagemelding til Simpel Solution vedr. tilbud – og fortsat implementering
|
Marie-Louise
|
Ingen
|
Vedr. Simple Solution: Tingene er implementeret og fungerer. Nu skal vi i gang med at bruge det. Dvs. alle tidligere referater skal uploades
|
Årshjul vedr. opgaver i bestyrelsen – lægges på hjemmesiden
|
Carsten / Signe
|
Ingen
|
Godkendt på b-møde 3/9
|
Designmanual fra logo arbejdet – sendes til bestyrelsen fra Køge Kyst
|
Lene (Køge Kyst)
|
Hurtigst muligt
|
Sendt til Signe 6/9-19
|
Tilbud på opsætning af folder om bydelsforeningen – færdig til de nye indflyttere
|
Signe
|
Hurtigst muligt
|
Aftalt på b-møde 3/9
|
Oplæg om roller og opgaver
|
Signe / Marie-Louise
|
Næste b-møde
|
Aftalt på b-møde 3/9
|
Kommunikationsstrategi – tidligere beslutninger fra referater
|
Mikkel
|
Næste b-møde
|
Aftalt på b-møde 3/9
|
• Aktionslisten ajourføres.
• Kommunikation
• Signe har indhentet tilbud på en word skabelon til introfolder. Pris 10–15.000 kr.
Alternative leverandører undersøges.
• Mikkel har fundet beslutningsoplæg omkring hjemmeside.
9. Økonomi inkl. budget 2020 – Lea
Bestyrelsen besluttede at godkende det af Lea udarbejde budgetforslag 2020 inkl. nettoprisfremskrivning som fordelingstal. Braunstein er lejer hos Køge Kyst og arealerne er endnu ikke overdraget til Bydelsforeningen. De betaler derfor ikke bidrag. Tapperiet er fritaget for bidrag jf. tidligere beslutning på Generalforsamling.
Bestyrelsen er opmærksom på, at der er øremærket bidrag til kultur og byliv. Kernegruppen har udarbejdet aktivitetsplan for 2020, hvor der anvendes en del af de tidligere henlagte bidrag. Lea tilpasser budgettet.
Carsten gjorde opmærksom på, at med de nuværende arbejdsomfang vil han vurdere at honoraret til formanden skal forhøjes svarende til de professionelle bestyrelsesmedlemmer.
Opgaverne vedr. administration, drift og vedligehold beskrives uddybende med udgangspunkt i bestyrelsens drøftelser vedr. 2020. Herunder lokaleleje til møder, konsulent til bistand i forbindelse med overtagelse af veje, tilsyn/drift af molokker, drift af veje (renhold og glatførebekæmpelse).
Bestyrelsen er opmærksom på, at vores bank forventes at opkræve negative renter for indestående. Lea undersøger status og evt. handlemuligheder. Sagen forelægges bestyrelsen inden der træffes nye beslutninger.
10. Status for arbejdsgruppen for Kultur- og Byliv, herunder overdragelse af kulturaktiviteter fra Køge Kyst til Bydelsforeningen – Kim og Marie Louise
- a) Kernegruppens fremlæggelse af aktivitetsoversigt og budget for 2020. Jvf bilag Kultur_Bylivs_aktiviteter_2020_v3
- b) Ønske om møde med Køge Kommune:
“Få etableret et møde med udvalgsformand Anders Ladegård og Michael Lund, chef for kulturudvalget med fokus på at præsentere hvad bydelsforeningen har planlagt for aktiviteter i 2020 og godt vil undersøge sammen med kommunen, hvilken samarbejdsform, der kan ses fremadrettet. Først formøde med Carsten og andet bestyrelsesmedlem, der planlægger mødet med kommunen. Og det skal først være efter den 12.december.” (referat af kernegruppemødet den 12.11.19)
Driftsinstruks for 19-20 fortsættes der med:
- At kernegruppen igangsætter minimum 8 kultur-og bylivsaktiviteter i 2020.
- At afviklingen af kultur- og bylivsaktiviteterne sker med (videst mulig) deltagelse af beboere, frivillige fra Køge by og foreninger på Søndre Havn.
- Afviklingen af kultur- og bylivsaktiviteterne understøtter kernegruppens beskrevne ’arbejdsmåde’ for kultur- og bylivsaktiviteterne.
- At kernegruppen deltager i strategiske drøftelser omkring overdragelse af byrum og kultur- og bylivsaktiviteter sammen med bestyrelsen og andre interessenter.
- At kernegruppen udarbejder en handleplan for 2019-2020.
- At kernegruppen kommer med input til Bydelsforeningens budget 2020 vedr. kultur- og bylivsmidlerne.
- c) HUSK: I kan alle i bestyrelsen læse med på de referater mm, der ligger på hjemmesiden.
Jf. pkt. a. Kernegruppen gør opmærksom på, at de ikke kan påtage sig at være arrangør af Sdr. Havne dag. Der afsættes økonomi til aktiviteter. Kernegruppen sender et brev til Køge Kommune og Køge Kyst om beslutningen. Driftsinstruks godkendes.
Jf. pkt. b. Kernegruppen sender en henvendelse til Køge Kommune (kultur- og idrætsudvalget) vedr. møde.
Carsten har modtaget henvendelse fra Køge Kommune vedr. deltagelse i Kyndelmisse arrangement. Sendes videre til kernegruppen.
Kernegruppen udarbejder sammen med Lea procedure for bestilling af ydelser, godkendelse af faktura og betaling.
11. Status for arbejdsgruppen for stier, veje og vandafledning – Lene
Intet nyt
12. Mødedatoer
Der blev aftalt følgende møder;
Bestyrelsesmøde 3/2-2020, kl. 14-17 (Køge Kyst, Havnen 39)
Generalforsamling 31/3-2020, kl. 19-21 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 31/3-2020, kl. 21-22 (Tapperiet)
Bestyrelsesmøde 8/6-2020, kl. 14-17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 26/8-2020, kl. 14-17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 21/10-2020, kl. 14-17 (sted aftales)
Bestyrelsesmøde 14/12-2020, kl. 14-17 (sted aftales)
Dato for dialog møde ikke aftalt.
13. Eventuelt – alle
Køge Kyst har sendt oversigt over forventede indflytninger i de enkelte karreer de næste år. Signe udarbejder folder til uddeling i forbindelse med indflytningerne. Det undersøges om der kan laves et intromøde vedr. affald (sortering) og generelt om bydelsforeningen.
Aktionsliste – revideret efter bestyrelsesmødet 12/12 2019
Handling
|
Ansvarlig
|
Frist
|
Status
|
Plan for opbevaring af dokumentation vedr. veje, almindinger, LAR
|
?
|
?
|
Drøftet på b-møde 3/9
|
Årshjul vedr. opgaver i bestyrelsen – lægges på hjemmesiden
|
Carsten / Signe
|
Ingen
|
Godkendt på b-møde 3/9
|
Tilbud på opsætning af folder om bydelsforeningen – færdig til de nye indflyttere
|
Signe
|
Hurtigst muligt
|
Aftalt på b-møde 12/12
|
Oplæg om roller og opgaver – alle bestyrelsesmedlemmer tilføjer
|
Alle
|
Næste b-møde
|
Aftalt på b-møde 12/12
|
Affald – information til beboere og intro arrangement om sortering
|
Signe / Kim
|
Ingen
|
Drøftet på b-møde 12/12
|
Kernegruppen udarbejder sammen med Lea procedure for bestilling af ydelser, godkendelse af faktura og betaling
|
Marie-Louise / Lea
|
Hurtigst muligt
|
Aftalt på b-møde 12/12
|
Bankløsning
|
Lea
|
Næste b-møde
|
Drøftet på b-møde 12/12
|
DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Signe Boegh, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger, Lea Ahrenkiel-Frellsen.
Referant: Lene Jensen.
Afbud: Lene Madsen