Foreningens møder

 

Godkendelse af dagsorden
Godkendt

 

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 8. juni 2020 – alle
Godkendt

 

Konstituering; formand, næstformand, kasserer – og evt. øvrige
Beslutning;
Kim Mikkelsen valgt som formand, Lea Ahrenkiel-Frellsen valgt til kasser, Marie Louise Hartvig Widding valg som sekretær.
Valg af næstformand udsat til næste bestyrelsesmøde.

 

Valg af nye professionelt bestyrelsesmedlem, erstatning for Lene Madsen
Beslutning;
Mette Jessen valg for 2 år som professionelt bestyrelsesmedlem med særlig kompetence indenfor drift, grønne områder, veje.

 

Aftale med Advokathuset og administrator – forhandling af kontrakt
Beslutning;
Kim og Marie Louise optager forhandling med Advokathuset mhp. en kontrakt fra 1. august 2020.

 

Grænseflade Køge Kyst / Bydelsforeningen, før overdragelse
Beslutning;
Bestyrelsen drøftede den kommende overdragelse af 2 private fællesvej og den første alminding.
Køge Kyst blev opfordret til at fremsende en plan for hvordan overdragelserne forventes de næste år.
Mette Jensen tager kontakt til Køge Kyst (Lene Jensen) mhp planlægning af processen.

 

Evtentuelt
Næste bestyrelsesmøde 26. august 2020 kl. 14.

 

DELTAGERE:
Peter Michel, Anders Pedersen, John Svendsen, Jim Barnkob, Birger Davidsen, Kim Mikkelsen, Dorethe Pedersen.
Referant: Marie Louise.
Afbud: Lea Ahrenkiel-Frellsen, Sus Løndal Halborg, Michael Dines Braunstein Poulsen, Isabella Creutzberg.

 

Godkendelse af dagsorden
Godkendt inkl. behandling af henvendelse fra Havblik under pkt 8.

 

Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 23. marts 2020 – alle
Godkendt

 

Orientering fra formand og øvrige bestyrelse
Forsøg med ændret belysning på Engkanten den 5. maj 2020.
Formanden orienterede om forsøg med ændret belysning på Engkanten.
Formanden orienterede om, at der skal opstartes med bioaffald (madaffald) fra 1. maj. Det har ikke været muligt at få de nødvendige beholdere endnu. Køge Kyst har tilbud at udskifte en af fraktionerne (glas) til en kombineret glas /grønt affald i de 2 molokstationer, hvor der ikke er en separat til grønt affald. Det vil ikke være i samme design, så det forventes at være en midlertidig løsning.
 

 

Beslutning om dato for ordinær GF 2020
Forslag 3. juni 2020
Aftale om proces for indkaldelse når forholdene tillader det.
Det blev aftalt at forsøge at afholde GF2020 den 3. juni, hvis de nationale regler tillader forsamlinger op til mindst 50 personer. Lene J. undersøger om mødet kan afholdes i Minibyen.
Der udsendes materialet til GF2020, som det er forberedt efter den oprindelige plan.

Godkendelse af bestyrelsens beretning til GF 2020
Revideret udkast fra Mikkel vedhæftet indkaldelse.
Det blev aftalt, at Lene M. indarbejder drøftelserne fra mødet og udsender til kommentering i bestyrelsen.
Indstilling til GF2020 vedr. valg af Administrator.

Tove S. Frederiksen har fremsendt aftale den 17. marts 2020.
Oplæg fra Kim fremsendes separat.
Det blev aftalt, at Kim og Marie Louise fortsætter med at beskrive opgaven, herunder blev nævnt kommunikation med indflyttere, afvikling af dialogmødet, overdragelserne fra Køge Kyst, Arkivering af dokumenter, mødeindkaldelse GF.
Der skal desuden foreligge et eksternt tilbud (ikke Køge Kyst eller Kim) som bestyrelsen kan drøfte inden GF2020.
 

 

Drøftelse omkring arbejdsgruppe vedr. valg af inventar til almindinger
– opfølgning på mail fra Lene Madsen.
Arbejdsgruppen vedr. grønne områder / drift indkaldes til møde (gerne Skype) også andre beboere får mulighed for at være med. Mødet afholdes medio juni. Mødet forberedes af Lene M, Mette og med deltagelse af Lene J.

Strandparken II – Designnotat.
Udsendt separat.

Vedr. Strandparken II – oplæg godkendt.
Vedr. Havblik – oplæg godkendt.
Kim giver begge skriftlig besked med samme indhold som den mail der blev sendt til Newsec vedr. Strandparken I.

Der skal udarbejdes en generel information til hjemmesiden om hvordan bydelsforeningen behandler spørgsmål om makiner, afskærmning mm.
 

 

Eventuelt
Der er ønske om at kontaktpersoner til vores medlemmer, karreforeningerne, fremgår af hjemmesiden.
Spørgsmålet rejses på GF2020. Reglerne om persondata skal overvejes

 

DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Lene Madsen, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger,  Lea Ahrenkiel-Frellsen.
Referant: Lene Jensen.

Dette er et udkast til referat

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 12. december 2019 – alle
Referat fra 12. december 2019 godkendt med følgende bemærkninger – pkt. 6 var der ingen konklusion, pkt. 9 beslutning om kontingentfritagelse af Tapperier træffes af bestyrelsen.

 

2. Orientering fra formanden – Carsten
a. Status for overdragelse af affaldsstation ud for Strandterrasserne, herunder Bydelsforenings forbehold for kapacitet.
Der afholdes fællesmøde mellem Køge Kyst, Køge Kommune og Bydelsforeningen fredag den 9. februar 2020
Molokkerne ud for SH 3-1/SH 3-2 er endnu ikke tager i drift. Afventer indflytning 1. marts 2020.
b. Borgermøde om udvikling af SH4 i Kjøge Miniby 8. januar.
c. Afhentning af storskrald; gennemført 14. januar 2020. Gennemføres igen marts 2020.
d. Nytårsmatine 12. januar i Tapperiet. Godt arrangement.

 

3. Lokalplan 1087, udkast til høringssvar vedlagt – Carsten
Der fremsendes ikke høringssvar fra bydelsforeningens bestyrelse.

 

4. Orientering om muligheder for leje af lokaler/kontorplads på Værftet – Kim
Kim orienterede om erfaringer fra kernegruppemøde og muligheder for at låne kontorplads / mødelokale. Det blev besluttet, at leje en flyverplads til 1.000 kr. pr. mdr. inkl. adgang til mødelokale. Kim tager kontakt til Værftet vedr. en aftale for 3-6 mdr.

 

5. Orientering om mulig kandidat til afløsning for Lene Madsen – Lene M.
Lene M. fremlagt forslag til kandidat – Mette Jessen. Beslutning træffes på bestyrelsesmødet efter generalforsamlingen. Lene M. sender c.v. og inviterer hende til Generalforsamlingen.
Det blev præciceret, at der i referatet fra bestyrelsesmødet efter generalforsamlingen skal stå det korrekte vedr. udpegning af proff. bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen var enige om at de 2 pladser som varetages af Lene M. og Marie-Louise var på valg i 2020 og pladsen Lea varetager er på valg i 2021.

 

6. Orientering om mulig kandidat til at løse administrations opgaver for Bydelsforeningen
Drøftes under punkt 8 sammen med bestyrelsesrollerne. Beslutning udsættes til næste bestyrelsesmøde når der er udarbejdet notat om bestyrelsens opgaver inkl. hvilke opgaver, som skal løses af administrator.

 

7. Økonomi, herunder årsrapport 2019 – Lea
Medlemsbetaling er fremskrevet med netto-prisfremskrivning.
Bestyrelsen besluttede at betale Køge Kyst 60.000 kr. for administrationsopgaven 2019.
Forslag om ændret afregning af affald fremsendes til generalforsamling.
Regnskabet er revideret. Mikkel sørger for at det sendes til Køge Kyst bestyrelse.

8. Beskrivelse af roller og opgaver for bestyrelsen, herunder det enkelte bestyrelsesmedlem – Marie Louise og Signe
Notat ligger hos Mikkel, som sender det videre med angivelse af hvem (i mail) der har bidraget.
Oplæg fra Marie-Louise om kommunikation behandles på næste møde.

 

9. Status for overdragelse af boligvejen Ved Engen fra Køge Kyst til Bydelsforeningen – Lene M.
Forventes overdraget primo 2020 (efter vintersæsonen).

 

10. Status for arbejdsgruppen for Kultur- og Byliv – Marie Louise og Kim
Aktiviteter for 2020 besluttet – jf. oplæg drøftet i bestyrelsen på sidste møde. Næste møde i kernegruppen er 11/2. Der er ønske om færre repræsentanter for foreningerne.

 

11. Status for arbejdsgruppen stier, veje, vandafledning – Lene M.
Ingen aktivitet siden sidste bestyrelsesmøde.

 

12. Drøftelse af offentlig adgang til referaterne fra Bydelsforeningen – Carsten
Referaterne fra og med dette møde gøres offentlige. Der indføres lukket punkt, hvis der er sager, som ikke skal være offentligt tilgængelige.
Offentliggøres på hjemmesiden.

 

13. Planlægning af generalforsamling for Bydelsforeningen 31. marts 2020 kl. 19.00 i Kjøge Miniby
a. Udsendelse af indkaldelse.
b. Dirigent? Er Jes Møller en mulighed?
c. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
d. Valg af revisor.
e. Valg af administrator.
f. Bestyrelsens beretning, herunder input fra arbejdsgrupperne.
g. Årsrapport, grønt regnskab og budget.
h. Forslag fra bestyrelsen vedrørende afregning for renovation og honorar til formand.
i. Forplejning, teknik m.v. i Kjøge Miniby.

a. Lene J. udarbejder indkaldelse og søger for at den udsendes.
b. Lea undersøger hos Jes Møller om han vil være dirigent – alternativt Ole Møller.
c. Der er 1 bestyrelsespost på valg (beboer). Carsten oplyste, at han ikke ønsker genvalg. Der skal på bestyrelsesmødet vælges 2 professionelle bestyrelsesmedlemmer.
d. Lokalrevision indstilles genvalgt.
e. Valg af administrator – forslag udestår.
f. Carsten udarbejder beretning og rundsender til bestyrelsen.
g. Materiale vedr. regnskab og budget foreligger til udsendelse.
h. Der udarbejdes forslag om ændret afregning af renovation – så de enkelte molokgrupper knyttes til konkrete karreer. Der udarbejdes forslag om honora til formand.

Lene Jensen hjælper med den praktiske afvikling i Minibyen.

 

14. Gennemgang af aktionslisten

Handling	Ansvarlig	Frist	Status
Plan for opbevaring af dokumentation vedr. veje, almindinger, LAR	?	?	Drøftet på b-møde 3/9.  Intet nyt.
Årshjul vedr. opgaver i bestyrelsen – lægges på hjemmesiden	Carsten / Signe	Ingen	Godkendt på b-møde 3/9. Intet nyt.
Oplæg om roller og opgaver – alle bestyrelsesmedlemmer tilføjer	Alle	Næste b-møde	Aftalt på b-møde 3/2-20
Bankløsning	Lea	Næste b-møde	Drøftet på b-møde 3/2
Leje af flyverplads / mødelokaler hos Værftet	Kim	Hurtigst muligt	Drøftet på b-møde 3/2-20

 

 

DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Lene Madsen, Signe Boegh, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger, Lea Ahrenkiel-Frellsen.
Referent: Lene Jensen.

Dagsorden godkendt med ekstra punkt Fastsættelse af mødedatoer for 2020

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet 3. september 2019 – alle
    Referat fra 3. september 2019 godkendt uden bemærkninger.

 

2. Orientering fra formanden – Carsten

Molokker
Carsten er i dialog med Køge Kommune om manglende kapacitet. Han vurderer, at det ikke kan være Bydelsforeningens problem, hvis omkostning til affaldsordningen bliver dyrere end forudsat.
Signe fortalte, at der arbejdes med øget information for optimering af sortering og henvisning til molokker med kapacitet.
Urbase har påtaget sig ansvaret for de beskadigede låg på molokkerne ved Strandpromenaden. Carsten og Kim udskifter låg og håndtag.

SH4
Der er indbudt til møde med bydelsforeningen og beboerne den 8/1.2020 i minibyen. Lokalplanen for SH 4 indeholder desuden fornyelse, at der stilles krav til bygherrerne vedr. løsning af pap. Carsten er i dialog med Køge Kommune om løsninger for de eksisterende bebyggelser.

Matrikulær forandring
Carsten og Lene M. har underskrevet matrikulære sager i efteråret. Mikkel oplyste, at Bydelsforeningen ikke er ejer af arealer, hvorfor det er ikke muligt for bestyrelsens medlemmer at underskrive matrikelsager. Carsten fremsender materialet til Mikkel.

Bestyrelsesmedlemmer
Carsten oplyste at Lene Madsen trækker sig fra bestyrelsen pga. arbejdspres. Carsten spørger Lene, om hun kan foreslå en afløser til bestyrelsen, ligesom øvrige bestyrelsesmedlemmer overvejer potentielle kandidater til bestyrelsen.

 

3. Ansøgning behandlet
Behandling af ansøgning fra EF Havblik om tilladelse til opsætning af markiser, vindafskærmning samt pergolaer. Ansøgning med bilag er vedhæftet dagsordenen – alle.

Planlægning af workshop med henblik på at fastsætte objektive kriterier for opsætning af markiser, vindafskærmning af altaner og opsætning af pergolaer, så beslutningsprocessen kan flyttes fra Bydelsforeningen til karreforeningerne.

Bestyrelsen besluttede, at sendt ansøgningen tilbage til Havblik med anmodning om at der udarbejdes en arkitektfaglig vurdering med udgangspunkt i den konkrete bygning. Ansøgningen kan herefter genfremsendes til bydelsforeningens bestyrelse.
Bestyrelsen fastholder desuden den principielle beslutning fra bestyrelsesmødet den 3. september 2019, hvorfor der ikke er behov for en workshop om emnet.

 

4. Plan for workshop om kulturhus – Michael og Marie Louise
Michael orienterede om den aktuelle status, hvor der arbejdes for at få lavet et forstudie vedr. Kulturhus i Køge Kommune. Bestyrelsen godkendte at Kim kan repræsentere bydelsforeningen i evt. arbejdsgruppe eller tilsvarende.

 

5. Drøftelse af muligheder for etablering af fast base for Bydelsforeningen på Søndre Havn ved køb eller leje af lejlighed på Søndre Havn – alle

Muligheder for køb og leje af lokaler blev drøftet. Køb af lejlighed (75 m2) vil koste et årligt afdrag på omkring 300.000 kr. (over 10 år med kommunegaranti). Lejeomkostninger til en tilsvarende lejlighed forventes at være 11-12.000 kr. + forbrug / måned.
Det blev besluttet, at der afsættes 25.000 kr. i 2020 til leje af mødelokaler i forbindelse med arbejdergrupper. Det undersøges desuden hvordan udstyr kan opbevares, når Udsigten pakkes ned i løbet af foråret 2020.
Bestyrelsen arbejder videre med at afsøge muligheder i takt med at behovet udvikler sig.

 

6. Drøftelse af fremtidig varetagelse af administrative opgave for Bydelsforeningen i stedet for Køge Kyst – alle

 

7. Beskrivelse af roller og opgaver for bestyrelsen, herunder det enkelte bestyrelsesmedlem, for at sikre kontinuiteten i bestyrelsen – Marie Louise og Signe

Oplæg vedlagt. Udarbejdet af Marie Louise og Signe.
 

Pkt. 6 og pkt. 7 blev behandlet samlet

Det blev aftalt, at bestyrelsesmedlemmerne udbygger / bidrager til oplæg om opgaver og ansvar, som det er udarbejdet af Signe og Marie-Louise. I den sammenhæng vurderes hvilke behov bydelsforeningen har for administrativ bistand.
Marie-Louise kommer med tilbud på hvordan hendes firma kan løse kommunikationsopgaven for særskilt betaling.
Det overvejes hvordan de praktiske opgaver (tilsyn med molokker pt.) kan løses af en ”blæksprutte” og hvordan det i givet fald kan organiseres.
Det er vigtigt at opgavebeskrivelsen er udarbejdet, så det er muligt at bruge den i forbindelse med rekruttering af afløser for Lene Madsen (professionelt bestyrelsesmedlem vedr. drift og vedligehold, arealer)

8. Gennemgang af aktionslisten – ajourført 3/9 2019

Handling	Ansvarlig	Frist	Status
Plan for opbevaring af dokumentation vedr. veje, almindinger, LAR	?	?	Drøftet på b-møde 3/9
Svar til Strandparken vedr. markiser / solafskærmning / vindafskærmning	Carsten	Hurtigst muligt	Besluttet på b-møde 3/9
Tilbagemelding til Simpel Solution vedr. tilbud – og fortsat implementering	Marie-Louise	Ingen	Vedr. Simple Solution: Tingene er implementeret og fungerer. Nu skal vi i gang med at bruge det. Dvs. alle tidligere referater skal uploades
Årshjul vedr. opgaver i bestyrelsen – lægges på hjemmesiden	Carsten / Signe	Ingen	Godkendt på b-møde 3/9
Designmanual fra logo arbejdet – sendes til bestyrelsen fra Køge Kyst	Lene (Køge Kyst)	Hurtigst muligt	Sendt til Signe 6/9-19
Tilbud på opsætning af folder om bydelsforeningen – færdig til de nye indflyttere	Signe	Hurtigst muligt	Aftalt på b-møde 3/9
Oplæg om roller og opgaver	Signe / Marie-Louise	Næste b-møde	Aftalt på b-møde 3/9
Kommunikationsstrategi – tidligere beslutninger fra referater	Mikkel	Næste b-møde	Aftalt på b-møde 3/9

 

• Aktionslisten ajourføres.

• Kommunikation

• Signe har indhentet tilbud på en word skabelon til introfolder. Pris 10–15.000 kr.
  Alternative leverandører undersøges.

• Mikkel har fundet beslutningsoplæg omkring hjemmeside.

 

9. Økonomi inkl. budget 2020 – Lea
Bestyrelsen besluttede at godkende det af Lea udarbejde budgetforslag 2020 inkl. nettoprisfremskrivning som fordelingstal. Braunstein er lejer hos Køge Kyst og arealerne er endnu ikke overdraget til Bydelsforeningen. De betaler derfor ikke bidrag. Tapperiet er fritaget for bidrag jf. tidligere beslutning på Generalforsamling.

Bestyrelsen er opmærksom på, at der er øremærket bidrag til kultur og byliv. Kernegruppen har udarbejdet aktivitetsplan for 2020, hvor der anvendes en del af de tidligere henlagte bidrag. Lea tilpasser budgettet.

Carsten gjorde opmærksom på, at med de nuværende arbejdsomfang vil han vurdere at honoraret til formanden skal forhøjes svarende til de professionelle bestyrelsesmedlemmer.

Opgaverne vedr. administration, drift og vedligehold beskrives uddybende med udgangspunkt i bestyrelsens drøftelser vedr. 2020. Herunder lokaleleje til møder, konsulent til bistand i forbindelse med overtagelse af veje, tilsyn/drift af molokker, drift af veje (renhold og glatførebekæmpelse).

Bestyrelsen er opmærksom på, at vores bank forventes at opkræve negative renter for indestående. Lea undersøger status og evt. handlemuligheder. Sagen forelægges bestyrelsen inden der træffes nye beslutninger.

 

10. Status for arbejdsgruppen for Kultur- og Byliv, herunder overdragelse af kulturaktiviteter fra Køge Kyst til Bydelsforeningen – Kim og Marie Louise

• a) Kernegruppens fremlæggelse af aktivitetsoversigt og budget for 2020. Jvf bilag Kultur_Bylivs_aktiviteter_2020_v3
   
• b) Ønske om møde med Køge Kommune:
  “Få etableret et møde med udvalgsformand Anders Ladegård og Michael Lund, chef for kulturudvalget med fokus på at præsentere hvad bydelsforeningen har planlagt for aktiviteter i 2020 og godt vil undersøge sammen med kommunen, hvilken samarbejdsform, der kan ses fremadrettet. Først formøde med Carsten og andet bestyrelsesmedlem, der planlægger mødet med kommunen. Og det skal først være efter den 12.december.” (referat af kernegruppemødet den 12.11.19)

Driftsinstruks for 19-20 fortsættes der med:

• At kernegruppen igangsætter minimum 8 kultur-og bylivsaktiviteter i 2020.
• At afviklingen af kultur- og bylivsaktiviteterne sker med (videst mulig) deltagelse af beboere, frivillige fra Køge by og foreninger på Søndre Havn.
• Afviklingen af kultur- og bylivsaktiviteterne understøtter kernegruppens beskrevne ’arbejdsmåde’ for kultur- og bylivsaktiviteterne.
• At kernegruppen deltager i strategiske drøftelser omkring overdragelse af byrum og kultur- og bylivsaktiviteter sammen med bestyrelsen og andre interessenter.
• At kernegruppen udarbejder en handleplan for 2019-2020.
• At kernegruppen kommer med input til Bydelsforeningens budget 2020 vedr. kultur- og bylivsmidlerne.

• c) HUSK: I kan alle i bestyrelsen læse med på de referater mm, der ligger på hjemmesiden.

Jf. pkt. a. Kernegruppen gør opmærksom på, at de ikke kan påtage sig at være arrangør af Sdr. Havne dag. Der afsættes økonomi til aktiviteter. Kernegruppen sender et brev til Køge Kommune og Køge Kyst om beslutningen. Driftsinstruks godkendes.
Jf. pkt. b. Kernegruppen sender en henvendelse til Køge Kommune (kultur- og idrætsudvalget) vedr. møde.
Carsten har modtaget henvendelse fra Køge Kommune vedr. deltagelse i Kyndelmisse arrangement. Sendes videre til kernegruppen.
Kernegruppen udarbejder sammen med Lea procedure for bestilling af ydelser, godkendelse af faktura og betaling.

 

11. Status for arbejdsgruppen for stier, veje og vandafledning – Lene
Intet nyt

 

12. Mødedatoer
Der blev aftalt følgende møder;

Bestyrelsesmøde 3/2-2020, kl. 14-17 (Køge Kyst, Havnen 39)

Generalforsamling 31/3-2020, kl. 19-21 (Tapperiet)

Bestyrelsesmøde 31/3-2020, kl. 21-22 (Tapperiet)

Bestyrelsesmøde 8/6-2020, kl. 14-17 (sted aftales)

Bestyrelsesmøde 26/8-2020, kl. 14-17 (sted aftales)

Bestyrelsesmøde 21/10-2020, kl. 14-17 (sted aftales)

Bestyrelsesmøde 14/12-2020, kl. 14-17 (sted aftales)

Dato for dialog møde ikke aftalt.

 

13. Eventuelt – alle
Køge Kyst har sendt oversigt over forventede indflytninger i de enkelte karreer de næste år. Signe udarbejder folder til uddeling i forbindelse med indflytningerne. Det undersøges om der kan laves et intromøde vedr. affald (sortering) og generelt om bydelsforeningen.
 

Aktionsliste – revideret efter bestyrelsesmødet 12/12 2019

Handling	Ansvarlig	Frist	Status
Plan for opbevaring af dokumentation vedr. veje, almindinger, LAR	?	?	Drøftet på b-møde 3/9
Årshjul vedr. opgaver i bestyrelsen – lægges på hjemmesiden	Carsten / Signe	Ingen	Godkendt på b-møde 3/9
Tilbud på opsætning af folder om bydelsforeningen – færdig til de nye indflyttere	Signe	Hurtigst muligt	Aftalt på b-møde 12/12
Oplæg om roller og opgaver – alle bestyrelsesmedlemmer tilføjer	Alle	Næste b-møde	Aftalt på b-møde 12/12
Affald – information til beboere og intro arrangement om sortering	Signe / Kim	Ingen	Drøftet på b-møde 12/12
Kernegruppen udarbejder sammen med Lea procedure for bestilling af ydelser, godkendelse af faktura og betaling	Marie-Louise / Lea	Hurtigst muligt	Aftalt på b-møde 12/12
Bankløsning	Lea	Næste b-møde	Drøftet på b-møde 12/12

 

 

DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Signe Boegh, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger, Lea Ahrenkiel-Frellsen.
Referant: Lene Jensen.
Afbud: Lene Madsen

 

 

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 5. bestyrelsesmøde den 3. september 2019. Årets sidste og 6. møde er planlagt til den 12/12.

Projektdirektør for Køge Kyst, Tove Frederiksen deltog i mødets start for at informere om hvordan Køge Kyst vil inddrage beboerne og Bydelsforeningen i udviklingen af Almindingerne, der er de grønne/blå parkbånd som gennemskærer Søndre havn i nord-sydlig retning. Som det huskes havde bydelsforeningen foreslået at der blev afholdt en workshop om emnet.
Tove informerede om at Køge Kyst vil afholde i alt 3 møder om Almindingerne:

• 1. Aftenmøde om forudsætninger, rammer og visioner (i oktober uge 43-44
• 2. Lørdag eller søndag – workshop på Tapperiet med caféborde (lørdag den 16. november)
• 3. Aftenmøde, hvor forslag og evt. alternativer fremlægges og drøftes (i januar 2020)

Deltagerkreds: Alle møderne er offentlige og annonceres bredt.
Proceskonsulent: Deltager i alle 3 møder og hjælper med at skabe en åben og tillidsfuld dialog.
Landskabsarkitekt (SLA): Deltager i alle 3 møder – som oplægsholder og efterfølgende med opgaven at projektere løsningerne.
Desuden fortalte Tove om hvordan udviklingen af den maritime halvø tænkes i forbindelse med udbygningen af SH4, idet der foregår en dialog med klubberne. Udsigten nedlægges inden årets udgang, og der skal findes en ny placering.

Bestyrelsen vedtog det udarbejdede ”årshjul” der i skematisk form beskriver de opgaver der er faste i årets løb. Årshjulet kan ses på denne side under ”Om os”.
Det er i vedtægterne fastlagt at bestyrelsen skal tage stilling til ønsker om forandringer på bygningerne i Søndre Havn, og i den forbindelse havde bestyrelsen modtaget en ansøgning om etablering af sol- og vindafskærmning. Det blev besluttet, at alle ansøgninger som skal behandles skal være bilagt en arkitektfaglig indstilling fra det arkitektfirma, som har projekteret bygningen. Den aktuelle ansøgning blev godkendt.
Bestyrelsen besluttede at vi nærmere skal definere hvilke opgaver og roller der skal dækkes i arbejdet på et kommende møde. Formålet er at sikre kontinuiteten i bestyrelsens arbejde. Der udarbejdes et oplæg, som bestyrelsen kan diskutere ud fra.

Køge Kyst har meddelt, at boligvejen ”Ved Engen” som det første vejareal først kan overdrages i starten af 2020, da den dokumentation som Bydelsforeningen har udbedt sig først kan foreligge på dette tidspunkt. Så foreningen står fortsat kun for driften af molokkerne.

Det blev besluttet at udarbejde et ark med typiske spørgsmål og svar på disse, for at øge vidensniveauet iblandt beboerne på Søndre havn. Dette ark lægges op på hjemmesiden.

Bydelsforeningen Søndre Havn indbyder hermed til dialogmøde tirsdag den 3. september 2019, kl. 19 i Den Gule Hal. Bestyrelsen giver en status på bestyrelsens arbejde i forhold til udviklingen på Søndre Havn. Deltag i dialogmødet, du får mulighed for at komme med dine synspunkter og/eller stille spørgsmål. Vel mødt – håber vi ses. Mvh Bestyrelsen.

Se invitation her

Dagsorden godkendt med ekstra punkt Fastsættelse af mødedatoer for 2020

1. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet 7. maj 2019
    Beslutning: De bemærkninger der er modtaget fra Lea og Lene indarbejdes i referatet fra 7. maj 2019.

 

2. Orientering fra formanden
a. Møde med Tove Frederiksen 23. maj.
b. Rengøring af nedgravede molokker, herunder regnvand i betonsiloerne.
c. Overdragelse af boligvejen Ved Engen fra Køge Kyst til Bydelsforeningen pr. 1.7.2019, herunder evt. godkendelse af Lene Madsen som Bydelsforeningens sagkyndige i forbindelse med overdragelse af planter, træer og buske, samt aftale med ingeniørkonsulent.
d. Henvendelse fra karreforeningerne til Køge Kyst, herunder underskriftsindsamling mod de opstillede lamper på Engkanten og Ved Engen.
e. Lokaler hos Køge Kyst til afholdelse af bestyrelsesmøder samt anvendelse af Køge Kyst som c/o adresse for Bydelsforeningen.
f. Køge Kyst manglende overholdelse af tidsfrister i forhold til Bydelsforeningen.

Beslutning:
Lene Madsen bemyndiges til på vegne af bydelsforeningen at indgå aftale med Jan Aagaard vedr. veje, belægninger, ledninger, belysning indenfor en ramme på max. 40 timer for overdragelse af Ved Engen.
Lene Madsen udpeges som sagkyndig for Bydelsforeningen vedr. beplantning.
Lene Madsen sender skema Overdragelse af arealer til Bydelsforeningen – Søndre havn til projektleder Mitra Doroudian, Køge Kyst og oplyse om at dokumenterne skal foreligge 14 dage før overdragelsen.
Bydelsforeningens postadresse flyttes til Lea Ahrenkiel-Frellsen, Elverhøjvej 25, 4653 Karise. Brevskabelon skal også ændres. Marie Loise sørger for at skabelonen ændres.
Formanden oplyste, at Køge Kyst har oplyst at de arbejder på at løse problemet med vand i molokkerne.
Bestyrelsen vil være opmærksom på at evalueringen af lysmasterne skal indgå i forbindelse med overdragelse af Ved Engen. Lene Madsen er ansvarlig.
Bestyrelsesmedlemmerne skal melde tilbage hvis de ikke kan løse en opgave indenfor den aftalte tidsfrist.

 

3. Udarbejdelse af operationelle beslutningsreferater fra bestyrelsesmøder
Beslutning:
Bestyrelsesreferaterne angiver fremover en ansvarlig for handlinger på de enkelte beslutningspunkter. Ansvarlig Lene Jensen – referent.

 

4. Intern arbejdsform i bestyrelsen, herunder orienteringer, henlæggelse til bestyrelsesmøder m.v. – Marie Louise / alle
Beslutning:
Efter den drøftelse af arbejdsformer og kommunikation blev besluttet, at opfordre bestyrelsesmedlemmerne til at tænke sig om inden man sender mails til hele bestyrelsen og der skal stå til orientering, hvis det kun er en orienteringsmail.

 

5. Status vedrørende hjemmeside, fildeling m.v.
Beslutning:
Marie Louise laver forslag til relevante filgrupper på hjemmesiden.
Lene M og Signe laver kort opsamling efter bestyrelsesmøderne.
Marie Louise undersøger om der kan være en kalenderfunktion på hjemmesiden.
Signe undersøger hos SS proceduren for hvordan nyhedsbreve udarbejdes. Lene M og Marie Louise holdes orienteret.

 

6. Status på udarbejdelse af årshjul for Bydelsforeningen
Beslutning:
Oplæg er undervejs. Har været hos Lea, Carsten, Lene, Marie Louise. Michael B. har den til kommentering og sender den til Mikkel / Kim / Signe og til slut tilbage til Lea.

 

7. Kulturhus på Søndre Havn, herunder fundraising
Beslutning:
Michael og Marie Louise undersøger samme med kernegruppen og andre, hvordan man kan komme videre med ideen og hvordan der kan afholdes en workshop. Dato aftales på næste bestyrelsesmøde.

8. Økonomi
Beslutning:
Intet nyt

 

9. Status for arbejdsgruppen for Kultur- og Byliv
Beslutning:
Intet nyt. Næste møde den 4/6.

 

10. Status for arbejdsgruppen for veje, stier og vandafledning

• a) Henvendelse fra Mathias Grene om etablering af legeplads på Søndre Havn

Beslutning:
Der har ikke været møde i arbejdsgruppen siden sidste bestyrelsesmøde.
Henvendelsen om legepladshenvises til fællesmødet mellem arbejdsgrupperne. Lene M. informerer ham om processen.

 

11. Fællesmøde mellem arbejdsgrupperne og Køge Kyst i relation til arbejdet med almindingerne, Pletten, Opdagelsen og Udsigten – alle
Beslutning:
Lene og Marie Louise udarbejder et svar til Tove, Køge Kyst vedr. forslaget om møde vedr. almindingerne. Mødet må gerne foregå den 3/9, kl. 14–17 (1 time).

 

12. Eventuelt
Forsikring – arrangementer (erhvervsansvar) Kim undersøger til næste b-møde.

Aktionsliste – ajourført 4/6-2019

Handling	Ansvarlig	Frist	Status
Aftale proces med Køge Kyst (Mitra) vedr. overdragelse af Ved Engen	Lene	1/9–2019	Aftalt ved b-møde 4/6
Ændring af adresse for bydelsforeningen	Lea	1/8–2019	Aftalt ved b-møde 4/6
Hjemmeside: fildeling, kalender, proces for nyhedsbrev	Marie-Louise	1/8–2019	Aftalt ved b-møde 4/6
Plan for workshop om kulturhus	Michael og Marie-Louise	3/9-2019	Aftalt ved b-møde 4/6
Henvendelse til Tove, Køge Kyst om fællesmøde vedr. almindingerne	Marie-Louise og Lene	1/7-2019	Aftalt ved b-møde 4/6

 

 

DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Lene Madsen, Lea Ahrenkiel-Frellsen, Signe Boegh, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Kim Mikkelsen, Mikkel Schlægelberger.
Referant: Lene Jensen.

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 4. bestyrelsesmøde den 4. juni 2019.
Bestyrelsen har planlagt at afholde i alt 6 bestyrelsesmøder i 2019, og årets to sidste møder er planlagt til den 3/9 og den 12/12.

Bestyrelsen godkendte referatet fra bestyrelsesmødet den 7. maj.

 

Formanden
Dernæst orienterede formanden om sit seneste møde med direktøren for Køge Kyst, Tove Frederiksen, hvor flere punkter af interesse for bestyrelsen blev drøftet. Blandt andet blev fremtidig etablering af elstandere til opladning af elbiler i p-huset, muligheder for en storskraldsordning på Søndre Havn, samt den vedtagne forlængelse af Køge Kysts støtte til kultur- og bylivsarrangementer indtil slutningen af 2021 på Søndre Havn drøftet.

Formanden orienterede om at molokkerne er blevet rengjort indvendig og udvendig. Det var udfordrende at koordinere tømningen af de forskellige fraktioner med rengøringsholdets ankomst! Fremover vil molokkerne jævnligt blive rengjort.

Køge Kyst har meddelt, at boligvejen Ved Engen som det første vejareal ønskes overdraget til Bydelsforeningen i løbet af sommeren. I den forbindelse har Bydelsforeningen indgået aftale med en rådgivende ingeniør, der skal hjælpe bestyrelsen med at sikre at kvaliteten af det overdragne lever op til gældende normer.

 

Økonomi
Økonomien blev gennemgået, idet økonomi er et fast punkt på dagsordenen.

 

Samarbejde med Køge Kyst
Køge Kyst har skrevet til Bydelsforeningen og åbnet op for at samarbejde om indretningen af de første Almindinger. Bestyrelsen besluttede at kvittere med at indbyde Køge Kyst til at deltage på næste bestyrelsesmøde, for at drøfte rammerne for indflydelsen med bestyrelsen, eller med andre ord, få beskrevet hvad der allerede nu ligger fast, og hvor der er mulighed for at få indflydelse. Herefter kan planlægningen af workshoppen om udformningen af den første Alminding med de to arbejdsgrupper, som blev drøftet på det sidste bestyrelsesmøde, færdiggøres. I den sammenhæng har bestyrelsen modtaget et forslag fra en beboer om etablering af en (natur)legeplads i området, og dette forslag skal indgå i workshoppen, idet bestyrelsen vurderer, at en legeplads er en vigtig funktion i bydelen.
 

 

Kulturen
Bestyrelsen besluttede at starte et arbejde op omkring etablering af et Kulturhus på Søndre Havn. Det er erfaringsmæssigt en lang og drøj proces, og det er forventningen, at bestyrelsen ikke selv kan løfte opgaven på sigt, men at der skal etableres et partnerskab omkring arbejdet. Det vil også være nødvendigt at arbejde professionelt med fundraising. Indledningsvis vil et par bestyrelsesmedlemmer afsøge viden i deres netværk, og på næste bestyrelsesmøde fastsættes en dato for et opstartsmøde/workshop omkring mulighederne. Evt. med inspirerende indlæg fra folk der har erfaringer med at etablere et Kulturhus.

Bydelsforeningen Søndre Havn har afholdt årets 3. bestyrelsesmøde den 7. maj 2019. Bestyrelsen har planlagt at afholde i alt 6 bestyrelsesmøder i 2019, de tre næste møder er planlagt til den 4/6, 3/9 og den 12/12.
Bestyrelsen godkendte referat fra generalforsamlingen og referat af bestyrelsesmøde den 20/3 med konstituering af bestyrelsen.
Vi drøftede hvordan Bydelsforeningens hjemmeside skal blive mere aktuel og levende. Siden vi fik den etableret er den stort set ikke blevet anvendt af bestyrelsen, hvilket vi nu vil rette op på. Blandt andet skal der komme jævnlige nyhedsbreve fra foreningen, og bestyrelsen vil desuden efter hvert bestyrelsesmøde lægge en lille tekst op om hvad vi har arbejdet med. Dette er den første af slagsen.

Det blev drøftet hvordan foreningen skal overtage de første arealer til drift fra Køge Kyst. Dette kræver en organisering i Bydelsforeningen. Vi skal herunder planlægge hvordan vi vil udbyde arbejdet med at drifte foreningens arealer, så de kommer til at fremtræde på den måde som beboerne og bestyrelsen ønsker. Det kræver hjælp fra en konsulent, idet det er vores ønske at komme i gang med driften på en måde, som kan bruges til alle efterfølgende arealer.
Arbejdsgruppen som har driften som opgave er også kommet med input til hvordan de mener at driften skal foretages, herunder at området ikke skal være alt for ”finpudset”. Arbejdsgruppen Veje, stier og vand har sammen med Køge Kyst udarbejdet en drejebog for planlagt overdragelse af privat fællesvej Ved Engen. Køge Kyst har udarbejdet oversigt over, hvornår de forskellige veje, molokker/affald og almindinger overdrages til Bydelsforeningen.
Arbejdet med et årshjul til internt brug blev startet op. Økonomi blev gennemgået, idet økonomi er et fast punkt på dagsordenen.
Arbejdsgruppen Kultur og Byliv arbejder på at afholde et ideforumsmøde den 16/9 og arbejder på beslutning om hvilke kulturaktiviteter, der skal videreføres, når Køge Kyst overdrager arbejdet til Bydelsforeningen. Desuden arbejdes der på at afholde en tværgående workshop om udformningen af den første Alminding med deltagelse af de to arbejdsgrupper Kultur og Byliv og arbejdsgruppen Veje, stier og vand efter sommerferien.

Vi fik som afslutning på mødet et oplæg fra landskabsarkitekt Kirsten Høi fra Herlev Kommune, som har meget erfaring i drift af både veje og grønne områder.  Kirsten formidlede spændende og meget relevante erfaringer med drift af grønne områder og erfaringer med overgange mellem privat og offentlig vedligeholdelse af f.eks. parker og veje, hvilket var meget interessant, og gav mange gode ideer til arbejdet.

Under eventuelt blev det fremført, at processen med etablering af belysning og beplantning på Engkanten har været præget af stor modstand og klager fra nuværende beboere. Beboerne er utilfredse med at Køge Kyst har planlagt høje lygtepæle og træer.
Etablering af belysning og beplantning er ikke bydelsforeningens ansvarsområde, men med afsæt i erfaringerne, vil Bydelsforeningen i forhold til de områder som bydelsforeningen overtager driften af, få oparbejdet et samarbejde med Køge Kyst og andre interessenter omkring udformningen af disse. Et eksempel på dette er den tværgående workshop omkring den første Alminding, jf. ovenstående afsnit.

Formanden bød velkommen til Michael som ny bestyrelsesmedlem, samt Lene Jensen (Køge Kyst) som ny referent og afløser for Annika.

1. Godkendelse af referat fra Generalforsamlingen 20. marts 2019
Referat blev godkendt

 

2. Godkendelse af referatet fra bestyrelsesmødet 20. marts 2019
Under pkt. 5, afsnit b, skal sidste sætning “Det være sig …… fildeling” slettes. Referat i øvrigt godkendt.

 

3. Konstituering af bestyrelsen
Konstituering som besluttet på bestyrelsesmødet den 20. marts 2019 blev godkendt.

 

4. Honorar til generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer
I henhold til generalforsamlingens beslutning, blev det besluttet at udbetale et honorar på 20.000 kr. til Carsten Munk Mejer (formand). Honorar udbetales marts 2020.
Til Signe Boegh gives godtgørelse for dækning af omkostninger; kontorartikler.
Vi har aftalt at ting som skal besluttes som hovedregel skal på bestyrelsesmøderne til debat og beslutning – ikke besluttes af en gruppe af bestyrelsen eller via mail.

 

5. Oplæg vedrørende hjemmeside, fildeling, herunder status på hjemmesiden m.v.
Det er ønsket, at hjemmesiden må meget gerne blive mere aktiv, særligt nyhedsfunktion. Lene M. og Signe påtog sig at lave et kort resume fra bestyrelsesmøderne, som kan lægges ud som nyhed. Jf. serviceaftalen bistår Simple Solution med upload af tekst/billeder mm. – men de skriver ikke indhold. På næste bestyrelsesmøde drøftes hvordan indholdet kan forbedres.

Funktion vedr. fildeling / upload af dokumenter er implementeret. Der mangler en facilitet, så adm. kan se gruppering af filer.
Denne funktion koster det 8.000 kr. + moms af få Simple Solution til at implementere. Det blev besluttet at tilkøbe denne funktion.

Mailadressen: info@soendrehavn.dk videresendes pt. til Mikkel. Dette skal tilpasses, så den i stedet administreres af Carsten. Mikkel følger op.

 

6. Udarbejdelse af årshjul for Bydelsforeningen
Lea udarbejder et oplæg med fokus på de økonomiske opgaver i bestyrelsen. Målgruppen er bestyrelsen. Lea sender et udkast til øvrige bestyrelsesmedlemmer.

 

7. Økonomi
Affaldskontingent beregnes jf. generalforsamlingens beslutning med samme enhedsgebyr for alle husstande. Fremover vil kontingent til bydelsforeningen blive opkrævet årligt, lige efter generalforsamling, og affaldsgebyr opkræves 2 gange årligt, hhv. samtidig med kontingent til bydelsforeningen og primo august. Dette træder i kraft fra 2020, dog således at regningen for Strandparken allerede fra 2019 opdeles i 2 betalinger. Der gennemføres fortsat rykkerproces ved manglende betaling.

8. Status for arbejdsgruppen for Kultur- og Byliv – Marie Louise
Kernegruppen er aktiv. Der er planlagt ideforumsmøde den 16/9-19 i Gule Hal. Gruppen afventer brev fra Køge Kyst vedr. bestyrelsens beslutning 9/4-19. Marie Louise fremlægger på næste bestyrelsesmøde forslag til ny driftsinstruks for kultur- og byliv.

 

9. Status for arbejdsgruppen for veje, stier og vandafledning
Sidste møde var 10/4-19. Der er ikke aftalt nyt møde.

 

10. Fællesmøde mellem arbejdsgrupperne og Køge Kyst i relation til arbejdet med almindingerne, Pletten, Opdagelsen og Udsigten
Der er fra arbejdsgrupperne for kultur – og byliv ønske om, at der på fællesmødet præsenteres rammer og forudsætninger.
Afventer dato fra Køge Kyst. August / september kunne være en ide.

 

11. Planlagte overdragelser af opgaver fra Køge Kyst til Bydelsforeningen 2019
Mikkel fremlagde oversigt over ansvarsområder, som forventes overdraget, samt proces for dokumenter. Oversigt og proces vedlægges referatet. Lene M. undersøger markedet for en konsulent til dels at medvirke ved overdragelsen og dels at etablere den kommende driftsorganisation.

 

12. Status på udestående opgaver, molokker, Newsec, drejebog for overdragelse af opgaver – Mikkel
Carsten hyrer et firma til rengøring af molokkerne. Mikkel oplyste, at Reno Norden ikke kan påtage sig opgaven.
Vindafskærmning på terrasserne, Strandparken I, er fortsat et ønske. Det har endnu ikke været muligt at holde møde med ejendomsadministrator (Newsec). Mikkel følger op.

 

13. Eventuelt
Carsten oplyste, at han har aftalt et månedligt møde med projektdirektør Tove S. Frederiksen vedr. løbende sager. Det blev foreslået at den kommende beboerforeningsformand også deltog i mødet.
Carsten oplyste, at der er en underskriftindsamling vedr. de nyetablerede lamper.

Næste møde er den 4. juni 2019.

 

DELTAGERE:
Carsten Munk Mejer, Lene Madsen, Lea Ahrenkiel-Frellsen, Signe Boegh, Marie Louise Hartvig Widding, Michael Dines Braunstein Poulsen, Mikkel Schlægelberger.
Referant: Lene Jensen.
Afbud: Kim Mikkelsen.